Uw eerste stappen op de markt

Uw eerste stappen op een nieuwe markt beginnen met een grondige voorbereiding en een goed plan. Aarzel niet om hierbij een beroep te doen op Flanders Investment & Trade.

• Op deze website vindt u heel wat informatie over internationaal ondernemen, buitenlandse markten en sectoren, die u moet helpen bij het opstellen van een exportplan en het selecteren van uw doelmarkt(en).
• Via de provinciale kantoren van Flanders Investment & Trade en ons uitgebreide buitenlandse netwerk kan u informatie op maat opvragen. De adviseurs Internationaal Ondernemen denken graag met u mee en geven persoonlijk advies bij uw internationale plannen.
• Door deel te nemen aan een van onze groepsacties kan u nieuwe markten gaan verkennen in het gezelschap van andere zakenlui. Zo organiseert Flanders Investment & Trade groepszakenreizen met een afsprakenprogramma op maat en tal van mogelijkheden om te netwerken. Of u kan deelnemen aan een buitenlandse beurs.
• Aan de hand van de EXPORTmeter, een mini-audit die Flanders Investment & Trade u gratis en strikt vertrouwelijk aanbiedt, kan u nagaan hoe u uw exportstrategie kan verbeteren.
• Als kmo kan u onder bepaalde voorwaarden een financieel duwtje in de rug krijgen voor uw prospectie-inspanningen.

Klop zeker ook aan bij andere organisaties die u kunnen helpen, zoals bedrijfsgroeperingen en gemengde kamers van koophandel. Breid uw netwerk uit en steek uw licht op bij bedrijven die in uw nieuwe doelmarkt al zakendoen.

Marktaanpak

Rechtstreeks

Het is niet zo evident om de Deense markt rechtstreeks te bewerken. Via internet kan men natuurlijk veel informatie vinden, maar toch hebben nog veel Deense (vooral kleinere) bedrijven hun website uitsluitend in het Deens. Bovendien is informatie over de Deense wetgeving voor specifieke producten of productgroepen zelden in het Engels te vinden.

Wie zelf de Deense markt wil bewerken, moet bereid zijn om vaak naar Denemarken te reizen om potentiële klanten te bezoeken. Het is ook noodzakelijk om bestaande klanten af en toe te bezoeken, zodat zij kunnen zien dat uw bedrijf nog steeds geïnteresseerd is in de Deense markt. Het is ook aan te raden relevante vakbeurzen te bezoeken, waardoor u de verschillende spelers op de markt kan leren kennen. Gesprekken tijdens beursbezoeken geven vaak meer resultaat en informatie dan informatie zoeken op het internet.

Indien u rechtstreeks Deense klanten wilt benaderen is het zeer belangrijk om een goede Engelstalige website te hebben. Denen zijn immers gewoon om alles eerst via websites te checken. Een exportbedrijf zonder website wordt niet serieus genomen.

Tenslotte worden de afstanden in Denemarken vaak onderschat. Denemarken is een klein land en bestaat uit veel eilanden. Hoewel er in de loop der jaren een aantal bruggen en tunnels aangelegd zijn, wat de reistijd enigszins verkort, moet men toch rekening houden met lange reistijden voor bedrijfsbezoeken.  

Via een tussenpersoon

Er wordt heel vaak met een agent, invoerder of distributeur gewerkt in Denemarken.
Een agentenlijst is niet openbaar toegankelijk in Denemarken. Er bestaat niet langer een Deense agentenvereniging. Deze functie wordt nu waargenomen door de organisatie "Dansk Erhverv" (te vergelijken met The Danish Chamber of Commerce). Agenten in Denemarken zijn sowieso niet verplicht om zich als "handelsagent" te registreren. Agenten kunnen zich gratis registreren op het IUCAB B2B platform Nordic Countries, als ze lid zijn van The Finnish Foreign Trade Agents Federation, Virke - The Enterprise Federation of Norway, The Swedish Asssociation of Agents and Dansk Erhverv.

Meer weten

• www.nordic-commercialagents.com/s-en/aboutus              

Een bedrijf kan tegen betaling ook een advertentie plaatsen om een agent te vinden in Denemarken, Noorwegen, Finland en Zweden, via volgende link: www.nordic-commercialagents.com/s-en/principals. 

Vaak is het afhankelijk van de sector en het product of men met agenten, invoerders of distributeurs werkt. Zo voeren grote professionele spelers binnen de bouwsector en DIY-ketens zelf producten in, maar tegelijkertijd kopen ze ook producten bij groothandelaars. Voor elektrische producten en loodgieterijproducten bestaan er enkele grote invoerders en groothandelaars die vrijwel de hele markt domineren.

Het is een voordeel om met een ervaren agent, invoerder of groothandelaar te werken, omdat men op die manier gemakkelijker in contact komt met potentiële klanten. Zij zullen vlugger reageren, omdat ze de tussenpersoon reeds kennen.

Tenslotte dient nog vermeld te worden dat men veel geduld moet hebben als men de Deense markt wil bewerken, zowel rechtstreeks als via een tussenpersoon.

Een bedrijf opstarten ter plaatse

Indien men een bedrijf in Denemarken wil opstarten, moet men zich registreren via de website virk.dk om een CVR-nummer te krijgen. Het CVR-nummer is het identificatienummer van een bedrijf. Een bedrijf heeft 1 CVR-nummer, maar kan meerdere P-nummers (= soort locatie-nummer) hebben, afhankelijk van hoeveel adressen het bedrijf heeft. Het bedrijf staat dan geregistreerd in het CVR-register (het centrale bedrijfsregister), dat door de openbare instanties en privépersonen geraadpleegd kan worden.

Bedrijven met een CVR-nummer zijn verplicht om een digitale brievenbus ("digital postkasse") te hebben zodat de Deense autoriteiten met het bedrijf kunnen communiceren. Dit wordt automatisch opgericht tijdens de CVR-registratie. Het bedrijf moet nadien de digitale brievenbus activeren.

Als de jaarlijkse omzet van het bedrijf groter is dan 50.000 DKK, dan is het bedrijf wettelijk verplicht om zich te laten registreren voor de BTW ("Momsregistreret"). Eenmanszaken, partnerships en commanditaire vennootschappen zijn wettelijk niet verplicht om dit te doen als hun omzet binnen een periode van 12 maanden lager is dan 50.000 DKK.

• Eenmanszaak (Enkeltmandsvirksomhed): Deze ondernemingsvorm wordt vaak gekozen omdat het zo gemakkelijk is om een eenmanszaak op te richten. Er is geen sprake van fees, startkapitaal of lopende onkosten. Men is niet verplicht om een jaarrekening openbaar te maken. Een eenmanszaak kan maar 1 eigenaar hebben. De eigenaar is persoonlijk aansprakelijk. Behalve de eigenaar kan een eenmanszaak meerdere werknemers hebben.
• Partnership (Interessentskab - I/S): Een interessentskab heeft 2 of meerdere eigenaars. De eigenaars kunnen zowel fysieke personen zijn als besloten of naamloze vennootschappen. Indien minimum 1 eigenaar een fysieke persoon is, wordt deze ondernemingsvorm een 'interessentskab met persoonlijke aansprakelijkheid' genoemd. De eigenaars zijn solidair aansprakelijk. Tenzij anders afgesproken, bezitten de eigenaars allemaal een even groot deel van het bedrijf. Startkapitaal is niet wettelijk verplicht, maar er moet wel kapitaal genoeg zijn om het bedrijf te runnen. Het bedrijf is verplicht om een boekhouding te hebben, maar is niet wettelijk verplicht om een jaarrekening te deponeren bij Erhvervsstyrelsen (Danish Business Authority).
• Besloten vennootschap (Anpartsselskab - ApS): Een besloten vennootschap (BV) kan één of meerdere eigenaars hebben, die zowel privépersonen als bedrijven kunnen zijn. Het startkapitaal is minstens 50.000 DKK in de vorm van contanten of van een andere waarde (bv. een patent of een productiemachine). De eigenaars van een besloten vennootschap zijn enkel aansprakelijk voor het kapitaal dat zij in de vennootschap geïnvesteerd hebben. Een BV moet een directie hebben, maar is niet verplicht om een raad van bestuur te hebben. Een BV moet de boekhouding opmaken volgens de richtlijnen van "Bogføringslov" (The Danish Bookkeeping Act) en een jaarrekening sturen naar Erhvervsstyrelsen (Danish Business Authority). Het jaarrapport moet gecontroleerd worden door een erkende revisor (tenzij de omzet, het aantal personeelsleden en het saldo onder een specifieke drempel liggen).
• Naamloze vennootschap (Aktieselskab - A/S): Een naamloze vennootschap (NV) kan één of meerdere eigenaars hebben. Dit kunnen zowel fysieke personen zijn als BV's en NV's. De eigenaars zijn enkel aansprakelijk voor het kapitaal dat zij als startkapitaal ter beschikking hebben gesteld. Een naamloze vennootschap moet zowel een directie als een raad van bestuur hebben. De meerderheid van de raad van bestuur moet gekozen worden door de algemene vergadering. De raad van bestuur moet minstens 3 leden tellen. Het startkapitaal moet minimum 500.000 DKK zijn in de vorm van contanten of een andere waarde. Een NV moet de boekhouding opmaken volgens de richtlijnen van "Bogføringslov" (The Danish Bookkeeping Act) en een jaarrekening sturen naar Erhvervsstyrelsen (Danish Business Authority). Het jaarrapport moet gecontroleerd worden door een erkende revisor. Een 'aktieselskab' moet de regels van "Selskabsloven" (The Danish Companies Act) volgen.

Hoe vindt en screent u uw partner of klant

Voor grote sectoren zoals bouw, voeding, medische verzorging vindt een grote vakbeurs plaats in Denemarken. Let wel, deze "grote" vakbeurzen zijn vaak kleiner dan de internationale vakbeurzen in deze sectoren. Maar toch vormen deze vakbeurzen een goed vertrekpunt om een partner of klant te vinden. Op die manier krijgt u een redelijk goed beeld van zowel lokale als internationale spelers op de Deense markt. Men kan er zowel grote als kleine bedrijven gemakkelijk aanspreken. Het beursbezoek kan voorbereid worden door eerst relevante adreslijsten aan te vragen bij het kantoor van Flanders Investment & Trade en deze goed te bestuderen. U kan eventueel Deense zakenlui al contacteren zodat het beursbezoek aangevuld kan worden met een of meerdere prospectiebezoeken. De meeste vakbeurzen hebben een onlinecatalogus. Het is nuttig om deze op voorhand te bekijken om een idee te krijgen of er bedrijven aanwezig zijn die voor uw bedrijf relevant kunnen zijn.

Prospectiebezoeken zijn niet altijd gemakkelijk te organiseren in Denemarken. Deense bedrijven zullen een bezoek van een potentiële leverancier niet automatisch toelaten. Door de financiële crisis zijn Deense bedrijven afgeslankt en hebben ze minder personeel. Men zal dan ook nauwkeurig overwegen of uw product beter is dan wat ze al hebben en of een nieuw product nodig is.   

Hoe verlopen betalingen en hoe beperkt u de risico’s

Bedrijven betalen meestal met banktransfers, terwijl privépersonen over het algemeen via Netbank betalen.

Vanaf 1 maart 2013 kunnen 2 bedrijven geen langere betalingstermijn afspreken dan 30 dagen. Er zijn echter enkele uitzonderingen:

• Indien de crediteur uitdrukkelijk zijn goedkeuring geeft om een langere betalingstermijn af te spreken. Bovendien mag deze langere betalingstermijn niet onredelijk zijn voor de crediteur
• Indien men afgesproken heeft om in verschillende termijnen te betalen, dan mag de totale betalingsperiode langer zijn dan 30 dagen. De betalingsperiode tussen de verschillende termijnen mag max. 30 dagen bedragen.
• Indien de debiteur een openbare instantie is, mag de afgesproken betalingstermijn max. 30 dagen bedragen, gerekend vanaf het tijdstip dat de crediteur gevraagd heeft om de factuur te betalen. Hier zijn geen uitzonderingen mogelijk.

U kan uw risico's beperken door uw potentiële partners en klanten te checken (mits betaling) bij volgende bureau's:

• www.bisnode.com
• www.experian.dk

Tips bij het zakendoen

• Internationale handelstaal: Engels
• Deense zakenlui zijn over het algemeen stipt op een afspraak en willen dan ook dat de tegenpartij zich daaraan houdt. Veel te vroeg komen wordt evenmin geapprecieerd.
• Denen houden ervan om hun programma minstens een maand op voorhand vast te leggen. Afspraken op de laatste minuut worden niet geapprecieerd. Probeer te vermijden afspraken te maken op een vrijdagnamiddag.
• Deense zakenlui stellen het op prijs dat men meteen ter zake komt. Wanneer men elkaar wat beter kent, kan men gerust over andere zaken spreken.
• Men kan zich het best goed voorbereiden voor een vergadering met Deense zakenlui. Documentatie en brochures moeten in het Engels zijn (of beter nog in het Deens)
• Als u een Deense partner vindt, zal hij over het algemeen heel trouw zijn, zolang alle afspraken onderling worden nageleefd. Indien u met meerdere partners voor hetzelfde product wil werken en dit niet op voorhand is afgesproken met uw oorspronkelijke partner, loopt u het risico dat uw oorspronkelijke partner zal afhaken. De Deense markt is klein, waardoor het vaak niet rendabel is om voor eenzelfde product met verschillende partners te werken.
• Denen zijn over het algemeen stipte betalers en verwachten dit ook van andere partijen.
• Draag steeds correcte zakenkledij.
• De omgangstoon is correct en informeel.
• Indien uw producten/diensten al op andere Scandinavische markten aanwezig zijn, is het zeker nuttig om dit als referentie te gebruiken.
• Work-life balance: Denen hechten veel belang aan hun privéleven. Weekends, vakantie- en feestdagen zijn dan ook heilig. Vergaderingen zullen zelden langer dan 16u duren omdat vele Deense werknemers met kleine kinderen het kantoor rond 16u moeten verlaten. Ze moeten hun kinderen vroeg afhalen omwille van de vroege sluitingsuren van crèches, kindertuinen en andere vormen van kinderopvang (17u).
• Bij een bezoek aan grotere bedrijven zal een zakenlunch meestal plaats vinden in de kantine van het bedrijf. De buitenlandse zakenpartner wordt heel zelden thuis uitgenodigd.
• Het is niet gebruikelijk om geschenken mee te nemen, en zeker geen dure geschenken.  

Digitale communicatiekanalen

Alle Deense bedrijven hebben een website, die regelmatig geupdate wordt. De Deense websites zijn vaak voorzien van een chatfunctie. Deense zakenlui communiceren via e-mail. Vaak wordt dit opgevolgd door telefoongesprekken.

Vanwege de voorzorgsmaatregelen n.a.v. corona zijn Deense zakenlui het inmiddels gewend om te vergaderen via Microsoft Teams en/of Zoom.

In 2019 was 98% van de Deense bedrijven aanwezig op Facebook, 83,2% op LinkedIn en 72,3% op Instagram. 43,6% van de bedrijven gebruikte in 2019 Twitter. 93,1%  van de bedrijven en organisaties gebruiken sociale media voor branding en zichtbaarheid. 53,5% voor het aantrekken van medewerkers.

Het “branden” en zichtbaar zijn vergt investeringen. Grotere bedrijven hebben vaak een inhouse afdeling, die zorgt voor hun online marketing. Kleine bedrijven gebruiken gespecialiseerde marketing bedrijven.

Deense consumenten zijn gewoon om digitaal te zijn. Alle contacten met de openbare sector gebeuren via digitale portalen. Openbare instanties zenden brieven via een digitale brievenbus. Ook voor bedrijven bestaat een digitale brievenbus.

Denen kopen veel in zowel Deense als buitenlandse webshops. Sinds corona is de verkoop in Deense webshops 9% gestegen.

Facebook is de absolute topper bij de Denen, gevolgd door YouTube, Instagram, SnapChat, Twitter en LinkedIn. Het gebruik van Facebook bij jongeren tussen 12-24 jaar is de laatste jaren wel 8% gedaald.

Duurzaam internationaal Ondernemen

Denemarken is opnieuw uitgeroepen tot het minst corrupte land ter wereld wat betreft machtsmisbruik, geheime afspraken en omkoperij binnen de openbare sector. Volgens de index van Transparency International 2021 ligt Denemarken op de eerste plaats samen met Nieuw-Zeeland en Finland. In 2018 kwam wel een groot witwasschandaal aan het licht in het Estse filiaal van Danske Bank.

Sinds 2009 zijn de 1100 grootste bedrijven in Denemarken wettelijk verplicht om over hun inspanning rond Corporate Social Responsibility (CSR) te rapporteren in hun jaarrapport. Het gaat hier over bedrijven met een netto-omzet van 286 miljoen DKK en gemiddeld 250 voltijdse werknemers.

Meer weten

• https://danishbusinessauthority.dk/ - Dit orgaan ondersteunt de Deense bedrijven op het vlak van CSR.