Deze infofiche is een samenvatting. Enkel de volledige tekst, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 11 maart 2016, is rechtsgeldig voor de beoordeling van uw subsidieaanvraag.

1. Voor wie en waarom

• Deze subsidie is voor kmo's, grotere ondernemingen, ondernemersorganisaties en (gemengde) kamers van koophandel. 

• Op sommige markten bent u best permanent aanwezig met een prospectiekantoor. Zo houdt u voeling met de veranderende noden van het land en uw lokale klanten. De oprichting van zo'n kantoor is echter een dure aangelegenheid. Met deze subsidie wil Flanders Investment & Trade (FIT) de drempel voor u in belangrijke mate verlagen. 

• U kan geen subsidie krijgen voor:
  • de oprichting van een productie-eenheid; 
  • een verkoop in de kleinhandel;
  • contractuele relaties met buitenlandse agenten/verdelers. 

2. Wat zijn de voorwaarden

• U vraagt de subsidie aan in naam van uw onderneming, ondernemersorganisatie of (gemengde) kamer van koophandel.
  • Indien kmo: uw onderneming beantwoordt aan de  Europese basisdefinitie van een kmo én heeft een exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest.
  • Indien 'grotere onderneming': uw onderneming beschikt over een exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest, is sterk in Vlaanderen verankerd, en heeft op geconsolideerde basis minder dan 500 personeelsleden én een maximale jaaromzet van 100 miljoen euro of een maximaal jaarlijks balanstotaal van 85 miljoen euro. 
  • ​Indien ondernemersorganisatie of (gemengde) kamer van koophandel: uw organisatie mag niet in aanmerking komen voor een structurele financiering bij FIT. ​Voor meer info: subsidies@fitagency.be of +32 2 504 88 64.

• Uw onderneming of organisatie heeft een Belgisch ondernemingsnummer.
  • Uitzondering: de gemengde kamers van koophandel in het buitenland.

• Uw onderneming of organisatie is in orde met de sociale en fiscale wetgeving.

• Uw onderneming of organisatie heeft alle verbintenissen ten aanzien van FIT nageleefd.

• U krijgt voor uw prospectiekantoor geen financiële steun van een andere instelling of overheid.

• De goederen en/of diensten waarvoor het prospectiekantoor wordt opgericht, creëren bij de productie, verwerking of prestatie een duidelijke toegevoegde waarde in het Vlaamse Gewest. Hierbij wordt in eerste instantie gekeken naar de rechtstreekse arbeidsplaatsen.

• Uw prospectiekantoor wordt opgericht in een land buiten de Europese Economische Ruimte.
  • Dus sinds 1 januari inclusief het Verenigd Koninkrijk (VK). 
  • Niet in een land binnen de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein of Noorwegen.
     
• Het land waar u een prospectiekantoor opricht is een 'nieuwe markt' voor uw onderneming.​
  • Dat wil zeggen dat uw onderneming er geen of weinig afzet realiseert. 
• U mag in de voorbije 5 jaar geen subsidie hebben ontvangen voor een prospectiekantoor in hetzelfde land.

• U kunt aantonen dat uw onderneming of organisatie controle uitoefent over het prospectiekantoor. Het prospectiekantoor vormt een juridisch onderdeel van uw onderneming of organisatie. 

3. Hoeveel bedraagt de subsidie

• De subsidie wordt berekend op basis van de werkingskosten van het prospectiekantoor tijdens het eerste werkingsjaar:

  • huurprijs van de kantoorruimte en de kosten voor elektriciteit, verwarming, verlichting, ...;

  • communicatiekosten;

  • huur- en/of aankoopprijs van het kantoormeubilair, kantooruitrusting en kantoorbenodigdheden;

  • kosten voor juridische en boekhoudkundige bijstand;

  • reiskosten en hotelovernachtingen van uw kantoorverantwoordelijke in het kader van prospectiereizen ter plaatse;

  • reiskosten en hotelovernachtingen van uw kantoorverantwoordelijke naar landen die vanuit het prospectiekantoor worden bewerkt;

  • reiskosten van uw kantoorverantwoordelijke in het kader van één overlegreis naar Vlaanderen op basis van forfaitaire bedragen;

  • reis- en verblijfkosten van een directielid van uw onderneming of organisatie in het kader van één inspectiereis, voor maximaal 5 overnachtingen en op basis van forfaitaire bedragen.

• De maximaal aanvaarde kosten bedragen 100.000 euro (exclusief btw).

• Standaard subsidie:
  • 50% van de aanvaarde kosten;
  • de maximale subsidie bedraagt 50.000 euro.

• Voor kmo’s die sedert 1 september 2005 minder dan 4 goedgekeurde subsidieaanvragen hebben bij FIT: 
  • 75% van de aanvaarde kosten; 
  • de maximale subsidie bedraagt 75.000 euro.

• Een door FIT aangestelde onafhankelijke bedrijfsrevisor zal uw facturen controleren.
  • De kosten voor de bedrijfsrevisor worden door u gedragen en komen niet in aanmerking voor de subsidie. 

4. Hoe uw subsidie aanvragen

• Uw aanvraag gebeurt volledig online via onze beveiligde pagina. Hier kan u een nieuwe aanvraag indienen of uw lopende aanvragen vervolledigen.

• Uw volledige aanvraag moet uiterlijk 7 kalenderdagen vóór de start van het eerste werkingsjaar van uw prospectiekantoor ingediend worden bij FIT.
  • In geval van bewezen hoogdringendheid kan de aanvraag uitzonderlijk ingediend worden tot net voor de start van het eerste werkingsjaar van uw prospectiekantoor. Neem hiervoor altijd contact op met uw dossierbeheerder bij FIT.
  • Aanvragen ingediend tijdens het eerste werkingsjaar of later, worden nooit aanvaard.

• Volledige aanvraag =
  • Volledig ingevuld aanvraagformulier met onder andere een gedetailleerde kostenraming
  • Bijlage: uw businessplan.

5. Hoe en binnen welke termijn wordt uw aanvraag beoordeeld

• Bij de beoordeling van uw aanvraag houdt FIT rekening met:
  • de volledigheid van uw dossier;
  • de Vlaamse toegevoegde waarde;
  • de adviezen van uw adviseur Internationaal Ondernemen en de betrokken Vlaams economisch vertegenwoordiger;

  • de financiële draagkracht van uw onderneming of organisatie en de substantiële economische toegevoegde waarde van uw prospectiekantoor voor Vlaanderen.

• FIT streeft ernaar om binnen 60 kalenderdagen na ontvangst van uw volledige aanvraag een beslissing te nemen over de toekenning van de subsidie. Maar omwille van de grote toestroom van subsidieaanvragen kan deze periode overschreden worden. De termijn kan ook oplopen voor nieuwe klanten. We danken u alvast voor uw begrip.
  • U wordt via e-mail op de hoogte gebracht van deze beslissing.

• In de loop van het gesubsidieerde werkingsjaar is een controlebezoek door de plaatselijke vertegenwoordiger van FIT mogelijk.

6. Wat zijn de uitbetalingsvoorwaarden

• Uiterlijk 6 maanden na goedkeuring van uw subsidieaanvraag is FIT in het bezit van:
  • een kopie van de oprichtingsakte van de juridische entiteit;
  • een kopie van het huurcontract voor uw prospectiekantoor.

• Uiterlijk 9 maanden na goedkeuring van uw subsidieaanvraag is uw prospectiekantoor officieel opgericht.

• Uiterlijk 6 maanden na het eerste werkingsjaar van uw prospectiekantoor is FIT in het bezit van:
  • uw activiteitenverslag op basis van ons modelverslag 'Prospectiekantoor';
  • een verslag van de door FIT aangestelde onafhankelijke bedrijfsrevisor.