U bent hier
Het VN-aanbestedingsproces: tips en procedures
Het Europese Aanbestedingsforum (EUPF) is een non-profitorganisatie, bestaande uit overheidsvertegenwoordigers van lidstaten van de Europese Unie in New York, die zich inzet om Europese bedrijven bij te staan in het aanbestedingsproces van de Verenigde Naties.
De hoofdactiviteiten van het forum zijn onder meer het adviseren van EU lidstaten in aanbestedingsaffaires, het trainen van bedrijven en overheidsvertegenwoordigers door hen handige instrumenten en informatie aan te reiken om de aanbestedingsmarkt te betreden en door het organiseren van een jaarlijks seminarie dat B2B-netwerking aanmoedigt en dat de mogelijkheid biedt om VN-personeel persoonlijk te ontmoeten.
In wat volgt, vindt u korte samenvatting en enkele tips en trucs voor het indienen van een aanbesteding bij de VN.
Het VN-aanbestedingsproces
De Aanbestedingen Divisie van de VN (UNPD) is het VN-orgaan dat aanbestedingsdiensten levert aan het VN-hoofdkantoor, vredesmissies en andere VN-organen. Wanneer een bedrijf goederen of diensten aan VN-instituties wilt aanbieden, moet het eerst een standaard aanbestedingsproces doorlopen.
Belangrijke principes en procedures
Het aanbestedingsproces is van toepassing in alle VN-instituties en is in overeenstemming met het VN-Handvest. Ook al proberen de meeste agentschappen hun procedures te harmoniseren, sommige agentschappen, zoals het VN-Secretariaat, vallen onder striktere regels en regulaties dan andere. Deze specifieke regels voor het VN-Secretariaat kunnen gevonden worden in het Aanbestedingshandboek, dat vrij beschikbaar is op de volgende link: https://www.un.org/Depts/ptd/about-us/procurement-manual
De basisprincipes van het aanbestedingsproces zijn de volgende:
Beste prijs-kwaliteit: goederen en diensten moeten een goed evenwicht vinden tussen functionaliteit/efficiëntie en prijs.
Eerlijkheid, integriteit en transparantie: aangezien het om een openbare aanbesteding gaat, moet elk bedrijf een eerlijke kans krijgen om mee te dingen: alle contracten worden openbaar gepubliceerd na ondertekening
Effectieve internationale concurrentie: alle bedrijven moeten kunnen concurreren voor een contract, ongeacht waar in de wereld de goederen of diensten nodig zijn
Respect voor de VN-regulaties
Het aanbestedingsproces
Het proces bestaat uit verschillende stappen met 4 actoren die elk afgelijnde rollen en verantwoordelijkheden hebben.
Vooreerst is het aan de Requisitioner om een aanbestedingsnood te signaleren, waarbij hij de technische normen opstelt waaraan het goed of de dienst moet voldoen om in aanmerking te komen.
In een tweede stap, zal de Buyer een strategisch bronkeuze plan opstellen in coördinatie met de Requisitioner dat de belangrijke componenten van het aankoopproces beschrijft en rekening houdt met zowel technische als financiële overwegingen. Daarna zal de Buyer zich naar de markt keren en leveranciers beginnen werven door naar eerdere gelijkaardige projecten binnen de VN-instituties te kijken, door het checken van de UN Global Marketplace (UNGM) leveranciersdatabase, door bedrijven uit te nodigen die interessant lijken op basis van het zijn eigen marketresearch en door het plaatsen van publieke advertenties. Deze advertenties van offerteverzoeken kunnen gevonden worden op de VN-Aanbestedingswebsite, op UNGM (registratie nodig: : https://www.ungm.org/), op de Tender Alert Service (een betaalde dienst) en op de VN-aanbesteding mobile applicatie. Een offerteverzoek kan 3 verschillende formats hebben: of het is aanvraag tot een prijsopgave, of het is een uitnodiging tot een bod, of het is een verzoek voor een voorstel.
Tips om als leverancier geworven te worden:
Registreer op UNGM: onderzoek wat elk VN-agentschap aankoopt en duidt aan voor welk agentschap u specifiek wilt leveren. Opgelet, enkel geregistreerde leveranciers kunnen in aanmerking komen voor de toekenning van een contract.
Bij uw registratie op UNGM, is het van belang dat u de juridische naam van uw bedrijf opgeeft en uw account regelmatig update met nieuwe informatie.
Denk erover na om u te registreren voor de Tender Alert Service. Dit is een dienst die u laat weten wanneer er een aanbestedingsopportuniteit in uw buurt is voor het nominale bedrag van $250/jaar.
Tijdens de derde stap is het aan de geïnteresseerde leveranciers om te antwoorden op de geadverteerde Request for Expression of Interest (REOI). Nadat een ingediend Request for Expression of Interest geëvalueerd en gekwalificeerd werd, zal een finaal offerteverzoekdocument teruggezonden worden naar de leverancier. Geregistreerde leveranciers in de UNGM database krijgen dit finaal offerteverzoekdocument automatisch. Het document bevat een modelcontract en enkele verzekeringsinstrumenten zoals een bid bond of een performance bond om te verhinderen dat een leverancier zich zomaar terugtrekt. Vervolgens moet de leverancier een ontvangstbevestigingsbrief terugsturen om interesse al dan niet te vernieuwen. Indien de leverancier nog steeds geïnteresseerd is, moet hij een technisch en financiëel voorstel opstellen. Wanneer de Bid Opening Official het publiek bieden opent, kunnen bedrijven hun voorstel indienen.
Tips voor een succesvolle indiening
Controleer dat uw goed of dienst aan alle verplichte voorwaarden voldoet, stel vragen indien u twijfelt en trek uw applicatie terug indien u niet aan de voorwaarden kan voldoen.
Dien u voorstel in via de voorziene kanalen, doe dit op tijd en onder de juridische naam van uw bedrijf zoals aangegeven op uw UNGM-account.
Dien uw financiëel en technisch voorstel strikt gescheiden in. Dit is van belang omdat deze door verschillende teams geëvalueerd zullen worden. Indien deze niet apart ingediend worden, wordt u applicatie gediskwalificeerd.
Tenslotte worden de voorstellen geëvalueerd door de Requisitioner en de Buyer aan de hand van verschillende parameters, afhankelijk van de format van het offerteverzoek. De toekenning gaat uiteindelijk naar de meest succesvolle bieder, die een kennisgeving ontvangt en de mogelijkheid krijgt het contract nog te heronderhandelen. Nadat het contract is getekend, wordt de toekenning gepubliceerd op de website van UNPD. Minder succesvolle bieders worden ook gecontacteerd en kunnen deelnemen aan een debrief. Indien en onsuccesvolle bieder hiermee niet tevreden is, kan men een herzieningsprocedure opstarten om de beslissing aan te vechten.
Voor meer informatie, kan u terecht op de volgende websites:
http://eupf.org/eu/static/eupf-index.html
www.flandersinvestmentandtrade.com
Of contacteer het FIT-kantoor in New York,