Na drie jaar, vond opnieuw een Belgium@CERN-missie plaats op 9-10 mei 2022 bij CERN in Genève. Deze werd georganiseerd door de drie regio’s. De interesse bij de Belgische bedrijven was groot want er schreven zich 66 bedrijven in. CERN selecteerde uiteindelijk 18 bedrijven, waaronder 10 Vlaamse kmo’s. Het programma liep over 2 dagen: maandagvoormiddag waren er voorstellingen over CERN en de aankoopprocedures. Op maandagnamiddag en dinsdag vonden b2b-meetings met mensen van de aankoopafdeling van CERN plaats.

De b2b-afspraken werden gemaakt via het b2b-platform van CERN en gaven aan de mensen van CERN’s aankoopdienst de mogelijkheid om de producten/diensten die kmo’s aanboden beter te leren kennen, terwijl de deelnemende kmo’s een beter zicht kregen op de producten of diensten waar CERN op zoek naar is in 2022. De b2b-meetings waren dus eigenlijk eerder sales pitches voor de kmo’s; er werden geen deals afgesloten.

CERN is een internationale instelling met vier doelstellingen:

1. wetenschappelijk onderzoek naar de fundamentele bouwstenen van de natuur;
2. het opleiden van zowel wetenschappers als ingenieurs in een kader van internationale samenwerking;
3. de overdracht van kennis naar en samenwerking met industrie;
4. een brug slaan naar de samenleving om er, door inspiratie en opleiding, het belang van wetenschappelijk onderzoek te doen inzien.

CERN is allicht het meest bekend van het onderzoek naar de fundamentele bouwstenen van de natuur. Daarnaast is CERN ook een instelling die verschillende producten en diensten aankoopt voor een gemiddeld bedrag van jaarlijks ca. CHF 500 miljoen. Daarbij is het belangrijk om te weten dat CERN graag samenwerkt met kleine en middelgrote ondernemingen uit de lidstaten, in tegenstelling tot wat men zou verwachten voor zo’n instelling.

De meeste producten en diensten worden door CERN aangekocht via tender procedures waarbij er twee grote categorieën zijn:

1. Aankopen tussen CHF 10.000 en 200.000 gebeuren via ‘price enquiries’ op een eenvoudige wijze. Bedrijven die zich hebben geregistreerd in de suppliers databasis ontvangen een mail met twee documenten: een met beschrijving van het project en een met een tender formulier, dat ze moeten invullen om deel te nemen.
2. Aankopen boven CHF 200.000 worden uitbesteed via tenderprocedures in 2 stappen: eerst krijgen geregistreerde bedrijven een ‘market survey’ (met een overzicht van het project) en een formulier met te beantwoorden vragen; CERN selecteert vervolgens, op basis van de antwoorden, bedrijven die in aanmerking komen en nodigt deze uit om deel te nemen aan de tender procedure, iets waarvoor ze dan vier weken tijd hebben.

CERN staat, als internationale instelling, ook open om zaken te doen met kmo’s uit de lidstaten, waaronder België (meer hier: https://belgium.cern/nl/doing-business-cern). Vlaamse kmo’s die interesse hebben om zaken te doen met CERN moeten uiteindelijk slechts voldoen aan twee basisvoorwaarden:

1. De eerste voorwaarde en conditio sine qua non is dat men zich moet registreren op het supplier portal van CERN (site: https://procurement.cern.ch/aspx/Home). Cruciaal is om zorgvuldig de sectoren te selecteren en daarbij een goed evenwicht te vinden: te veel HS-codes aanvinken ondergraaft de geloofwaardigheid bij CERN en te weinig HS-codes aanvinken zorgt ervoor dat men sommige tenders zal missen.
2. De tweede voorwaarde is de moeite doen om de ontvangen uitnodigingen tot tenders goed te bekijken en dan deel te nemen, als ze interessant zijn. De kmo geeft als contactpersoon (met e-mailadres) best een ‘dedicated’ iemand op die later de aangeboden price enquiries en tenders ook daadwerkelijk van nabij kan opvolgen.

Niet alle tenders, waarvoor men uitnodigingen krijgt, zijn noodzakelijk interessant voor een bepaalde kmo. Dit is afhankelijk van hoe goed de tenders aansluiten bij de core competenties en of men al dan niet onderdeel zal zijn van een groter consortium. Daarbij mag men ook niet uit het oog verliezen dat voor CERN het ultieme criterium altijd de prijs (value for money) zal zijn. Daarbij hebben kmo’s uit België een klein voordeel omdat België zich bevindt in de categorie van ‘zwakke’ (t.t.z. kleiner dan 1) ‘industrial rate of return’ (dat is de coëfficiënt van de waarde van alle deals voor bedrijven uit een bepaald land in verhouding tot de bijdrage van dat bepaalde land tot het CERN-budget, dat op jaarbasis).

Het voordeel voor Belgische kmo’s: als de prijs aangeboden door een Belgische kmo niet te veel (t.t.z. minder dan 20%) afwijkt van de beste prijs aangeboden door een bedrijf uit de categorie van ‘goede’ ‘industrial rate of return’, zal de Belgische kmo een kans krijgen om zijn bod te laten zakken tot op het niveau van zijn concurrent uit de betere categorie.

Dankzij deze ‘adjustment rule’ heeft de Belgische kmo uiteindelijk een kans om de tender te winnen. De Belgische kmo zal uiteraard moeten beoordelen of het zinvol is om de door haar geboden prijs te laten zakken tot het beste bod.

Er kan, op langere termijn, wel degelijk een goede reden zijn om dat te doen: als men de tenderprocedure wint, kan men later uitpakken met CERN als referentie. Dat heeft zeker een voordeel in landen als Zwitserland, waar men veel belang hecht aan referenties. Sommige Belgische kmo’s die deelnamen aan de Belgium@CERN 2022 missie gaven eerlijk toe dat een mogelijke CERN-referentie hun belangrijkste drijfveer is om deel te nemen en daarbij een extra inspanning doen om een CERN-tender te winnen.

Vlaamse kmo’s die vragen hebben m.b.t. zakendoen met CERN of die nadien willen weten waarom ze niet werden geselecteerd bij een tender, kunnen steeds contact opnemen met Flanders Investment & Trade in Zürich, die voor CERN de ‘Industrial Liaison Officer’ voor België-Vlaanderen is (zurich@fitagency.com).

Meer weten over zaken doen met CERN vindt u op de twee onderstaande links.

• Zakendoen met CERN voor Belgische bedrijven: https://belgium.cern/nl/doing-business-cern
• CERN's suppliers portal en e-procurement: https://procurement.web.cern.ch/home/supplier-portal