Uw eerste stappen op de Russische markt

Uw eerste stappen op een nieuwe markt beginnen met een grondige voorbereiding en een goed plan. Aarzel niet om hierbij een beroep te doen op Flanders Investment & Trade. Het spreekt voor zich dat u bij uw plannen rekening moet houden met het sanctieregime dat tegen Rusland van kracht is. U vindt informatie over dat regime in het sanctiedossier op de homepage van onze website. 

• Op deze website vindt u heel wat informatie over internationaal ondernemen, buitenlandse markten en sectoren, die u moet helpen bij het opstellen van een exportplan en het selecteren van uw doelmarkt(en).
• Via de provinciale kantoren van Flanders Investment & Trade en ons uitgebreide buitenlandse netwerk kan u informatie op maat opvragen. De adviseurs Internationaal Ondernemen denken graag met u mee en geven persoonlijk advies bij uw internationale plannen.
• Door deel te nemen aan een van onze groepsacties kan u nieuwe markten gaan verkennen in het gezelschap van andere zakenlui. Zo organiseert Flanders Investment & Trade groepszakenreizen met een afsprakenprogramma op maat en tal van mogelijkheden om te netwerken. Of u kan deelnemen aan een buitenlandse beurs.
• Aan de hand van de EXPORTmeter, een mini-audit die Flanders Investment & Trade u gratis en strikt vertrouwelijk aanbiedt, kan u nagaan hoe u uw exportstrategie kan verbeteren.
• Als kmo kan u onder bepaalde voorwaarden een financieel duwtje in de rug krijgen voor uw prospectie-inspanningen.

Klop zeker ook aan bij andere organisaties die u kunnen helpen, zoals bedrijfsgroeperingen en gemengde kamers van koophandel. Breid uw netwerk uit en steek uw licht op bij bedrijven die in uw nieuwe doelmarkt al zakendoen.

Marktaanpak

Agent of distributeur?

Om succesvol zaken te kunnen doen in Rusland hebt u een betrouwbare lokale partner nodig, die goed vertrouwd is met de zakencultuur, de gewoonten, de taal en de vaak ondoorzichtige procedures. Eens u een goede Russische partner hebt gevonden, is het belangrijk hem geregeld te bezoeken, of naar België uit te nodigen om productwijzigingen en verkoopstrategie te bespreken en een goed contact te onderhouden..

Agentuur is een weinig verspreide vorm van commerciële vertegenwoordiging in Rusland.

• Als het gaat om massagoederen (voedingswaren, textiel, bouwmaterialen …) geven Russische bedrijven (de eindgebruikers) er de voorkeur aan om te werken met importeurs/distributeurs die de hele invoerprocedure van de goederen en de bijhorende administratie op zich nemen en over de nodige infrastructuur beschikken.
• Voor uitrustingsgoederen (industriële machines, productielijnen …) ligt dit anders. De kopers zijn in dit geval meestal grote bedrijven, die zelf de invoerprocedure kunnen regelen, terwijl de agent dan een lokale specialist is, die werd opgeleid door het exporterende bedrijf.

Een agent vinden is niet eenvoudig en zeker niet volgens het principe "no cure, no pay”. Dit is een weinig motiverende formule voor de agent, want de werkingskosten voor het prospectiewerk in een groot land als Rusland zijn aanzienlijk.

Beursbezoek

Deelnemen aan of bezoeken van een vakbeurs geeft u de gelegenheid om op relatief korte termijn een hele reeks contacten te leggen met potentiële klanten, agenten en distributeurs. Een overzicht van de beurzen in Rusland vindt u in de tradefairdates en/of eventseye.

FIT organiseert sedert de Russische aanval op Oekraïne geen beursdeelnames meer in Rusland. In het verleden kon u Russische ondernemers ook treffen op vakbeurzen in West-Europa. 

De vakbeurzen in regionale steden (zelfs in Sint-Petersburg of Nizjnij Novgorod) zijn vaak te klein of te beperkt om interessant te zijn. Veel grotere regionale bedrijven nemen dan ook eerder deel aan een beurs in Moskou dan in hun eigen stad.

Prospectiereis of groepszakenreis

De beste manier om een nieuwe markt te verkennen, is een bezoek aan het land. Het FIT-kantoor in Moskou kan u helpen bij de voorbereiding van uw individuele prospectiereis. Het is evident dat dit enkel opportuun is voor producten en diensten die niet onder het sanctieregime vallen. U dient er natuurlijk ook rekening mee te houden dat het verkrijgen van een inreisvisum moeilijker kan verlopen en dat de reisbeperkingen tussen de EU en Rusland ervoor zorgen dat verplaatsingen omslachtiger én duurder geworden zijn. 

Flanders Investment & Trade besliste na de Russische aanval op Oekraïne tot nader order geen groepszakenreizen of andere promotionele events meer te organiseren. 

Investeren in Rusland

Voordelen

• Potentieel grote afzetmarkt
• Brug tussen Europa en Azië
• Nabijheid
• Toegang tot de GOS-landen
• Goedkope en goed geschoolde werkkrachten
• Goedkope energie
• Hoge winstmarges

Nadelen

• Bureaucratie en corruptie
• Trage administratie
• Gebrekkige infrastructuur
• Taalbarrière en mentaliteit
• Weinig transparantie
• Juridische onzekerheid

Ondernemingsvormen

De belangrijkste ondernemingsvormen voor een buitenlands bedrijf dat wil investeren in Rusland, zijn:

• Een vertegenwoordiging of filiaal
• Een Russische juridische entiteit
• Joint Activity Agreements (geen juridische entiteit)

Een vertegenwoordigingskantoor wordt door de Russische wet niet beschouwd als een zelfstandig Russisch rechtspersoon en heeft niet het recht juridische (en dus ook commerciële) daden te stellen. Het is een organisatie die de belangen van een buitenlandse rechtspersoon in Rusland vertegenwoordigt. Een vertegenwoordiging kan wel de markt onderzoeken, klanten opvolgen, prospecteren en promotie voeren.

De meest voorkomende juridische entiteiten zijn:

Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (in het Russisch OOO) – aantal deelnemers/eigenaars beperkt tot 50 en met een minimum maatschappelijk kapitaal van 10.000 roebel (+/- 111 euro).

Naamloze vennootschap (JSC)

• Publieke naamloze vennootschap (in het Russisch PAO): geen beperking op het aantal deelnemers/eigenaars – het maatschappelijk kapitaal (minimum 100.000 roebel of +/- 1110 euro) wordt gevormd door het totaal van de aandelen dat in het bezit is van de aandeelhouders. Aandelen kunnen vrij op de markt circuleren en jaarlijkse activiteiten- en financiële rapporten moeten worden gepubliceerd op de officiële internetbronnen van het bedrijf en kunnen worden gecontroleerd door auditoren
• Niet-publieke naamloze vennootschap (in het Russisch AO): geeft aandelen uit en telt maximaal 50 aandeelhouders, terwijl het minimaal maatschappelijk kapitaal 10.000 roebel (+/- 110 euro) is. Geen verplichting om jaarlijkse activiteiten- en financiële rapporten te publiceren.

Buitenlandse investeerders opteren meestal voor een OOO of AO.

In de Special Economic Zones genieten investeerders van bepaalde voordelen.

Vlaamse bedrijven die van plan zijn om in Rusland te investeren, laten zich hierbij best begeleiden door een (lokaal) juridisch adviseur.

Meer weten:

• Doing Business in Russia - KPMG
• Doing Business in Russia – The World Bank
• Kamer van Koophandel van de Russische Federatie
• Association of European Businesses

Hoe vindt en screent u uw partner of klant?

Achterhalen wat de financiële toestand is van een potentiële Russische partner is vrij moeilijk. Bedrijven zijn er niet verplicht de resultaten van hun economische activiteit te publiceren. Ook de belastingdiensten zijn niet verplicht om financiële informatie over bedrijven te geven. Verder leeft nog bij heel wat zakenmensen een mentaliteit van geheimhouding, een erfenis uit het Sovjetverleden, maar deels ook uit angst voor concurrentie of … belastinginspecteurs. Er zijn ondertussen wel (vaak betalende) sites die informatie geven over de economische prestaties van bedrijven (zoals winst of verlies). Een dergelijke site is: Kontragent

Ga in een gesprek met een mogelijke nieuwe partner na hoe vertrouwd hij is met het product en de markt, wat zijn ervaring is, welke andere (buitenlandse) partners hij heeft, welke referenties hij kan voorleggen, wat zijn motivatie is, met welke bank hij werkt, enz.

Let er ook op – zeker bij het opmaken en de ondertekening van een contract - dat uw Russische partner wel degelijk in Rusland gelokaliseerd is. Niet zelden worden contracten getekend met entiteiten die zich in een offshore zone bevinden. Dit kan voor problemen zorgen als contractverbintenissen niet worden nagekomen.

Als u een Russisch bedrijf wilt doorlichten, kunt u terecht bij de grote internationale consultancybedrijven, die allemaal in Rusland aanwezig zijn. Ook de Kamer van Koophandel van de Russische Federatie biedt een dergelijke dienst aan:

The Russian Chamber of Commerce and Industry

Ilyinka st. 6/1, building 1, 109012 Moscow
T: +7 495 620 00 09 | F: +7 495 620 03 60
E: tpprf@tpprf.ru

Tips bij het zakendoen

Digitale communicatiekanalen

Telefoon, e-mail, VKontakte (de Russische variant van Facebook) en Telegram zijn tegenwoordig de belangrijkste digitale communicatiekanalen voor B2B in Rusland. Websites (meestal in het Russisch) en RuTube zijn over het algemeen, maar niet uitsluitend, de belangrijkste B2C-tools. Aangezien Russische bedrijven wettelijk niet verplicht zijn om volledige contactgegevens op hun websites te publiceren, kunnen deze van alles bevatten. Van een feedbackformulier of een algemeen telefoonnummer tot allerlei soorten contacten en links naar sociale media van die bedrijven. De taal is helaas vaak een serieuze barrière: er wordt uitsluitend Russisch gesproken door en bij de meeste bedrijven. In alle first-approach-informatie, althans het belangrijkste deel, moet er dus worden vertaald en gepresenteerd in het Russisch. Het lokale bedrijf kan later manieren vinden om in het Engels te communiceren met buitenlandse leveranciers, indien ze geïnteresseerd zijn in de aangeboden producten/diensten. Het ontbreken van LinkedIn, verboden in Rusland, kan een andere verrassing zijn voor buitenlandse zakenmensen die zich op dit land richten. Persoonlijke contacten zijn buitengewoon belangrijk, vooral met bestaande klanten. Alles moet dus in het werk worden gesteld om die contacten regelmatig te horen/zien en warm te houden via digitale kanalen in tijden dat reizen en fysieke vergaderingen beperkt zijn.

Zorg voor een goed persoonlijk contact

• Bezoek regelmatig uw zakenpartners en klanten of nodig hen uit naar België. Een Russische zakenman beschouwt een zakelijke relatie niet altijd als puur zakelijk, ook menselijke factoren spelen een belangrijke rol.
• Russen hechten veel belang aan een gegeven woord. Maak dus geen loze beloftes.

Toon respect

• In Rusland leeft een sterk gevoel voor hiërarchie. Een oudere collega of gesprekspartner wordt als ‘wijzer’ beschouwd en is dus belangrijker dan een jongere persoon. Toon respect, niet zelden is de oudere persoon ook de beslissingsnemer.
• Russen zijn een trots volk. Let op met kritiek op Rusland of de Russische politiek, ook al komt uw gesprekspartner zelf kritisch uit de hoek. Van buitenlanders wordt dit niet altijd op prijs gesteld.

Heb geduld

• Zakendoen in Rusland kan om tal van redenen trager verlopen dan u zou willen.

Hoe spreekt u iemand aan?

• Russen hebben drie namen: een voornaam, een vadersnaam en een familienaam, bv. Aleksandr Ivanovitsj Petrov of Natalja Petrovna Ivanova. Een oudere persoon of een hoger geplaatst iemand wordt aangesproken met de voornaam en de vadersnaam.
• Iemand alleen met de aanspreektitel ‘meneer’ (gospodin) of ‘mevrouw’ (gospozja) en de familienaam aanspreken (bv. gospodin Petrov of gospozja Ivanova) komt heel officieel over. Van buitenlanders wordt het aanspreken met de voornaam aanvaard.

Zorg voor vertalingen en gebruik een tolk

• De meeste Russen spreken geen tweede taal, hoewel er op dat vlak vooral bij de jongere generatie beterschap is. Spreekt u zelf geen Russisch, dan is een tolk in de meeste gevallen onontbeerlijk. Ga na of u wel degelijk op dezelfde golflengte zit als uw gesprekspartner, vooraleer u contracten ondertekent.
• Telefoons, faxen of e-mails die niet in het Russisch zijn, blijven vaak onbeantwoord.
• Het omzetten van documentatie en andere verkoopsmaterialen naar het Russisch is een absolute noodzaak.

Afspraken maken

• Afspraken worden meestal op korte termijn gemaakt, enkele dagen op voorhand. Herbevestig uw afspraken. Vermijd vrijdagnamiddag (zeker in de zomer), omdat de meeste Russen dan het werk vroeger verlaten.
• Hou rekening met het drukke verkeer. Verwittig wanneer u te laat komt.
• Ontbijtmeetings behoren niet tot de Russische zakencultuur.

Relatiegeschenken

• Russen geven zelf vaak kleine relatiegeschenken, een souvenir, een fles vodka, een doosje pralines. Kleine relatiegeschenken of attenties worden altijd gewaardeerd, zeker als ze typisch Belgisch zijn (chocolade!).
• Geeft u bloemen, let er dan op dat het aantal bloemen oneven is. Een even aantal is bedoeld voor rouwplechtigheden.

Feestdagen

• Russen feliciteren elkaar graag bij zowat alle feestdagen en bij belangrijke persoonlijke aangelegenheden. Het is dus erg attentvol om een complimentje te geven bij dergelijke evenementen. Vergeet zeker 8 maart, Internationale Vrouwendag, niet.

Duurzaam internationaal ondernemen

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is in Rusland minder ontwikkeld dan in België. Het Russische bedrijfsleven is er veelal gericht op snelle winstmaximalisatie, desnoods ten koste van mens en milieu. In Rusland kunt u dus zeker botsen op corruptie, slechte werkomstandigheden en milieuvervuiling. Voorlopig zijn het vooral multinationals die een MVO-beleid hebben. Toch wint MVO er aan belang, onder meer onder druk van buitenlandse investeerders en afnemers.

Wetgeving

Hoewel de wetgeving zelf in veel gevallen al op punt staat, laat de handhaving ervan nog vaak te wensen over. Wees er u van bewust dat de wet wel vaak strikt wordt toegepast voor westerse bedrijven, terwijl dat voor Russische bedrijven minder het geval kan zijn.

Corruptie

Corruptie is een belangrijk probleem in Rusland. Het land is steevast in de onderste regionen van de Corruption Perception Index van de ngo Transparency International te vinden. De Russische overheid is zich bewust van het probleem, maar anticorruptie-initiatieven lijken voorlopig weinig effect te hebben.

Meer weten

• De OESO-richtlijnen helpen ondernemingen richting te geven aan hun MVO-beleid en reiken handvatten aan voor het omgaan met MVO-thema’s.
• De internationale richtlijn ISO26000 is een nuttig hulpmiddel voor bedrijven om de OESO-richtlijnen te implementeren. ISO 26000 bevat een praktische set internationale richtlijnen voor organisaties die maatschappelijk verantwoord willen ondernemen.