U bent hier

Zakendoen in Polen

Uw eerste stappen op de markt

Uw eerste stappen op een nieuwe markt beginnen met een grondige voorbereiding en een goed plan. Aarzel niet om hierbij een beroep te doen op Flanders Investment & Trade.

Op de website van Flanders Investment & Trade vindt u heel wat informatie over internationaal ondernemen, buitenlandse markten en sectoren, die u moet helpen bij het opstellen van een exportplan en het selecteren van uw doelmarkt(en).

Via de provinciale kantoren van Flanders Investment & Trade en ons uitgebreide buitenlandse netwerk kan u informatie op maat opvragen. De adviseurs Internationaal Ondernemen denken graag met u mee en geven persoonlijk advies bij uw internationale plannen.

Door deel te nemen aan een van onze groepsacties kan u nieuwe markten gaan verkennen in het gezelschap van andere zakenlui. Zo organiseert Flanders Investment & Trade groepszakenreizen met een afsprakenprogramma op maat en tal van mogelijkheden om te netwerken. Of u kan deelnemen aan een buitenlandse beurs.

Aan de hand van de EXPORTmeter, een mini-audit die Flanders Investment & Trade u gratis en strikt vertrouwelijk aanbiedt, kan u nagaan hoe u uw exportstrategie kan verbeteren.

Als kmo kan u onder bepaalde voorwaarden een financieel duwtje in de rug krijgen voor uw prospectie-inspanningen.

Klop zeker ook aan bij andere organisaties die u kunnen helpen, zoals bedrijfsgroeperingen en gemengde kamers van koophandel. Breid uw netwerk uit en steek uw licht op bij bedrijven die in uw nieuwe doelmarkt al zakendoen.

Nuttige info: Poolse handelsbeurzen

In dit document wordt een algemeen beeld geschetst van het Pools beurzenlandschap, alsook een overzicht verstrekt van voor buitenlandse bedrijven eventueel interessante beurzen per sector en van de (talrijke) beursorganisatoren.

Marktaanpak

Rechtstreeks

Is het mogelijk om zelf de markt te bewerken? Wat zijn daarbij de aandachtspunten?

In principe is het mogelijk om de Poolse markt vanuit Vlaanderen te bewerken. Deze werkwijze is echter op langere termijn enkel doeltreffend indien men te doen heeft met een beperkt, duidelijk omlijnd, klantenbestand, dat door middel van zakenreizen kan bewerkt worden.

Via een tussenpersoon

Indien wordt beslist om met een tussenpersoon te werken, kan worden gekozen voor een agent of voor een invoerder/distributeur. Vaak wordt bij een eerste benadering van de markt aan een agent gedacht, die dan bij voorkeur enkel op commissiebasis zou werken. Het is echter onwaarschijnlijk dat onder die voorwaarden een ervaren en goed agent kan worden gevonden. Hij zal dan wellicht voor meerdere andere bedrijven werken hetgeen de verkoopsresultaten negatief kan beinvloeden.  Het is en blijft een behoorlijk moeilijke opdracht om agenten te vinden, omdat agenten nog niet goed georganiseerd zijn en evenmin in databanken/repertoria te vinden zijn. Er bestaat het gespecialiseerd portaal www.przedstawiciele.pl.
In vele gevallen zal de invoerder-verdeler de beste oplossing zijn. Ook in Polen zijn die almaar beter georganiseerd en meer en meer gefocust op een productengroep/sector. Sommigen beschikken intussen over een eigen netwerk waarmee zij (grotere delen van) Polen kunnen bewerken. Ook al ligt het zenuwcentrum nog altijd in Warschau, toch zijn er tal van centra die zich aandienen en beslist de moeite waard zijn: Poznań, Wrocław, Krakau, ... Exclusiviteit is en blijft een heikel thema.

Een bedrijf opstarten ter plaatse

Buitenlandse bedrijven hebben de keuze uit meerdere juridische constructies om activeiten in eigen beheer op te starten in Poland. De uiteindelijke keuze zal afhangen van de specifieke noden en doelstellingen van het bedrijf. Indien wordt gekozen voor een  vertegenwoordiging ("przedstawicielstwo") zal deze de originele naam van het Vlaams bedrijf dragen, aangevuld met de Poolse vertaling van de rechtsvorm en met de toevoeging "Przedstawicielstwo w Polsce" (vertegenwoordiging in Polen). Een dergelijk vertegenwoordigingskantoor kan enkel voor marketingdoeleinden (publiciteit, verkoopsondersteuning) opgericht en gebruikt worden, wordt niet als een afzonderlijke entiteit van het buitenlands bedrijf beschouwd en heeft geen rechtspersoonlijkheid. Elk dergelijk vertegenwoordigingskantoor wordt opgenomen in het "Register voor buitenlandse ondernemingen".

Een andere mogelijkheid is de oprichting van een filiaal ("oddział"). Een filiaal van een buitenlands bedrijf mag enkel economische activiteiten ontplooien in Polen binnen het activiteitenveld van het bedrijf in het land van herkomst. Een filiaal heeft geen rechtspersoonlijkheid en wordt, net als de vertegenwoordiging, niet beschouwd als een afzonderlijke eenheid van het buitenlands bedrijf. Ingeval een contract wordt afgesloten, is dit de verantwoordelijkheid van de Vlaamse onderneming. Filialen dragen de originele naam vam de buitenlandse onderneming, aangevuld met de Poolse vertaling van de rechtsvorm en met de toevoeging "Oddział w Polsce" (filiaal in Polen).

Tenslotte kan worden gekozen voor een zelfstandige dochteronderneming: uit de waaier van juridische rechtsvormen, is de BVBA (Sp. z o.o. - Spółka z ograniczoną odpowiedzialnoscią) de meest populaire bij buitenlandse bedrijven. Een zelfstandige dochteronderneming biedt de mogelijkheid om de markt op een zeer soepele en efficiente manier te bewerken. Er gaat wel een financieel engagement mee gepaard. Nogal wat buitenlandse bedrijven zetten hun eerste stappen op de Poolse markt via een verdeler of vertegenwoordiger, en, wanneer de markt ontsloten is, openen ze hun eigen dochteronderneming.

Meer informatie vindt u op de website van PAIZ (Polish Information and Foreign Investment Agency): www.paiz.gov.pl/en?lang_id=17

Hoe vindt en screent u uw partner of klant

Een goed startpunt om een verdeler/agent of klant te vinden bestaat erin om websites van lokale bedrijven te consulteren. Ook zijn de vele vakbeurzen een interessant instrument. De Internationale Beurs van Poznań is de grootste beursorganisator. Naast Poznań dient gewag gemaakt van Warschau (Eurogastro, International Food Exhibition, de internationale boekenbeurs, Green is Life, WorldHotel), Kielce (Defensiebeurs, Autostrada, PolPlast, Sacro- & Necroexpo, ...) en Gdansk (Amberif juwelenbeurs, Gastroexpo) als beslist interessante beurssteden. In de katalogi wordt doorgaans een korte beschrijving van de exposanten (ook in het Engels) gegeven. Verder bezoeken Poolse zakenlui ook almaar vaker de belangrijkste sectorale beurzen in Europa. Voor een algemeen overzicht van voor Vlaamse zakenlui eventueel interessante Poolse handelsbeurzen wordt naar de introductie van dit hoofdstuk verwezen (Nuttige info: Poolse Handelsbeurzen).  Nuttige links zijn ook:

www.polfair.com.pl

www.mtp.com.pl/en/ 

www.mttargi.pl 

http://www.auma.de/en/Messedatenbank/Weltweit/Seiten/Default.aspx

Men kan ook een beroep doen op de databank Kompass (www.kompass.com), waarin informatie kan worden gevonden over talrijke lokale bedrijven.

Voor informatie over de kredietwaardigheid van uw (mogelijke) klanten, kan best een beroep worden gedaan op een gespecialiseerd kantoor, zoals bvb. COFACE (www.coface.pl/), DUN & BRADSTREET (www.dnb.com.pl/), CREDITREFORM (www.creditreform.pl), INFOCREDIT (www.infocredit.pl).

Hoe verlopen betalingen en hoe beperkt u de risico’s?

Wat betalingen betreft, is het zaak kort op de bal te spelen. Een eerder conservatief kredietbeleid lijkt – zeker in het begin – meer dan aangeraden (vooruitbetaling, bankgarantie, door een Belgische bank bevestigde onherroepelijke letter of credit). Bij positieve ervaringen, kunnen de betalingsvoorwaarden met verloop van tijd versoepeld worden (bvb. gedeeltelijke voorafbetaling, betalingstermijn...). Meestal gebeuren  betalingen per overschrijving (SWIFT, BIC, IBAN). Cheques, wissels en contante betalingen zijn weinig verspreid.  Uw huisbankier is uitstekend geplaatst om terzake verder advies te geven.

Polen is zeker geen land waar de financiële criminaliteit welig tiert, maar we moeten toch waarschuwen voor wanbetalers en het fenomeen van nepfirma’s. Inlichtingen over de financiële toestand van een mogelijke partner worden best via een gespecialiseerd kantoor ingewonnen, bv. Dun & Bradstreet, Mediatex, Creditreform of Infocredit

Is het onheil geschied, dan lijkt een incassobedrijf de beste optie. Uiteraard kan ook een advocaat ingeschakeld worden en de zaak voor een rechtbank beslecht worden. Verlies evenwel niet uit het oog dat het afdwingen van dat rechtsbesluit even kan duren (tot 980 dagen).

Tips bij het zakendoen

Hoewel het gebruik van e-mail is verbreid, verkiest de Poolse zakenman toch het persoonlijke contact, zeker in het begin. Alhoewel de kennis van vreemde talen, vooral het Engels, de laatse jaren geweldig is toegenomen, kan telefoneren, zeker buiten de stedelijke centra,  soms aanleiding geven tot taalperikelen. Het aantal medewerkers met kennis van vreemde talen is al bij al nog beperkt. E-mailberichten, zeker van nieuwe/onbekende relaties, verdwijnen algauw in de spam-folder.

De Pool is vrij formeel. Formele kleding is in de meeste situaties aangewezen. Voornamen komen pas later.

Delegeren is niet de sterkste kant van het Poolse management. Heel vaak moeten (ook eerder eenvoudige) beslissingen nog door de top van het bedrijf genomen worden. Dit hiërarchische denken is behoorlijk sterk verbreid in overheidsdiensten, staatsondernemingen en grotere ondernemingen.

Polen zijn trots en in de regel zeer licht geraakt. Het is aangewezen zich ietwat vertrouwd te maken met de Poolse geschiedenis. Een behoorlijk tragisch verleden (drie opsplitsingen, WO II, halve eeuw communisme...) sloeg diepe trauma’s die nog heel vaak nazinderen. Polen zijn in de regel ook heel gelovig. Grapjes over kerk en religie worden best vermeden. Polen is vandaag een EU-lidstaat, die zich in Centraal-Europa situeert. Begrippen als Oostblok en Oost-Europees worden best vermeden.

Maak duidelijke afspraken, denk niet te snel dat u en uw partner op dezelfde golflengte zitten. Zet uw visie duidelijk en herhaaldelijk uiteen, anders loopt u het risico niet te krijgen wat u dacht te hebben afgesproken. Een schriftelijke bevestiging naderhand is meer dan aanbevolen.

Taal: alhoewel de kennis van vooral het Engels de laatste jaren enorm is toegenomen, is het toch aan te bevelen zich vooraf te informeren of in  het bedrijf dat u bezoekt iemand een vreemde taal spreekt. Informeer naar de talenkennis van de persoon met wie u een afspraak heeft en zorg indien nodig voor een tolk. Diverse Poolse universiteiten beschikken over uitstekende afdelingen neerlandistiek, wier (eindejaars)studenten graag als tolk optreden, beslist een aanrader.

Stiptheid is aan de orde. Het is aangewezen hiermee rekening te houden, ook wat betreft officiële recepties, concerten.

Locatie: laat u niet meteen afschrikken door een verouderd gebouw of een weinig representatieve wijk. Zeker bij starters en kleinere spelers zijn de bedrijfspanden soms nog wat onderkomen. In Polen zijn vele bedrijven pas na de wende gestart en dus vaak amper 20 jaar oud.

Het is zeker bij grotere ondernemingen of staatsbedrijven niet ongebruikelijk dat een zakenpartner, zelfs bij een eerste contact, door een delegatie van meerdere personen ontvangen wordt.

Poolse instellingen zijn behoorlijk bureaucratisch ingesteld: hoe meer stempels en formulieren, des te beter. O.m. bij het bankieren kan dit bijwijlen vervelend zijn. Transacties die in Vlaanderen heel eenvoudig zijn, zijn dat in Polen niet altijd. Omwille van de uitgestrektheid van het land wint het elektronische bankieren snel aan belang.

Hoewel op zijn retour, blijft corruptie een thema. Het is voor ondernemers meer dan aangewezen zich niet bij de lurven te laten vatten

Duurzaam Internationaal Ondernemen

Duurzaam ondernemen is een relatief nieuw begrip in Polen en is minder goed geïntegreerd in de Poolse economie dan in de westerse economieën, maar er bestaat een toenemende interesse voor. Polen scoort nog zwak in de internationale MVO-rangorde van landen, en de toestand schommelt van jaar tot jaar: in de World Giving Index 2015 klom Polen naar de 78ste plaats (115de in 2014), maar zakte in 2016 terug naar de 109de plaats. Het zijn niet zozeer bedrijven die MVO-gericht zijn dan wel personen binnen bedrijven die de kar trekken. Dergelijke personen worden langzaam maar zeker talrijker, doch ze moeten wel dikwijls nog opboksen tegen het korte termijndenken binnen hun bedrijf om zo snel  mogelijk winst te maken. Slechts weinig bedrijven beschikken over een MVO-afdeling. Het gebeurt ook slechts zelden dat het topmanagement de strategie inzake MVO naar zich toetrekt. Ook is het zo dat de Poolse klant veelal weinig MVO-bewust is en vooral kijkt naar prijs en promoties. Maar dit verandert ook langzaam: talrijker worden de consumenten die van de bedrijven  waarvan ze kopen MVO verwachten. Sommige bedrijven spelen daarop in: hoopgevend is dat het aantal bij het Pools Forum voor Verantwoord Ondernemen (Forum Odpowiedzialnego Biznesu) ingediende MVO-projecten de laatste jaren gevoelig toeneemt.

Bij de invulling van CSR domineren in Polen tendenzen zoals o.a. partnership in business, bekommernis om de medewerkers (gezondheid, familie, ontwikkeling...), bekommernis om het milieu en ondersteuning van de culturele wereld. De betrokkenheid bij filantropische en gemeenschapsprojecten, zoals die bij buitenlandse bedrijven van langsom meer ingang vindt, komt in Polen nauwelijks voor.

Multinationale ondernemingen geven inzake MVO in Polen de toon aan. De meeste buitenlandse bedrijven beschikken over een MVO-programma dat beantwoordt aan de internationale normen.

Meer weten: odpowiedzialnybiznes.pl/english/

Specifieke vraag of probleem?

Flanders Investment & Trade heeft een wereldwijd netwerk van experten dat uw bedrijf ter plaatse helpt.

Ontdek wat FIT voor u kan doen in Polen