Uw eerste stappen op de markt

Uw eerste stappen op een nieuwe markt beginnen met een grondige voorbereiding en een goed plan. Aarzel niet om hierbij een beroep te doen op Flanders Investment & Trade.

Op de website van Flanders Investment & Trade vindt u heel wat informatie over internationaal ondernemen, buitenlandse markten en sectoren, die u moet helpen bij het opstellen van een exportplan en het selecteren van uw doelmarkt(en).

Via de provinciale kantoren van Flanders Investment & Trade en ons uitgebreide buitenlandse netwerk kan u informatie op maat opvragen. De adviseurs Internationaal Ondernemen denken graag met u mee en geven persoonlijk advies bij uw internationale plannen.

Door deel te nemen aan een van onze groepsacties kan u nieuwe markten gaan verkennen in het gezelschap van andere zakenlui. Zo organiseert Flanders Investment & Trade groepszakenreizen met een afsprakenprogramma op maat en tal van mogelijkheden om te netwerken. Of u kan deelnemen aan een buitenlandse beurs.

Aan de hand van de EXPORTmeter, een mini-audit die Flanders Investment & Trade u gratis en strikt vertrouwelijk aanbiedt, kan u nagaan hoe u uw exportstrategie kan verbeteren.

Als kmo kan u onder bepaalde voorwaarden een financieel duwtje in de rug krijgen voor uw prospectie-inspanningen.

Klop zeker ook aan bij andere organisaties die u kunnen helpen, zoals bedrijfsgroeperingen en gemengde kamers van koophandel. Breid uw netwerk uit en steek uw licht op bij bedrijven die in uw nieuwe doelmarkt al zakendoen.

Nuttige info: Poolse handelsbeurzen

In dit document wordt een algemeen beeld geschetst van het Pools beurzenlandschap, alsook een overzicht verstrekt van voor buitenlandse bedrijven eventueel interessante beurzen per sector en van de (talrijke) beursorganisatoren.

Marktaanpak

Rechtstreeks

Is het mogelijk om zelf de markt te bewerken? Wat zijn daarbij de aandachtspunten?

In principe is het mogelijk om de Poolse markt vanuit Vlaanderen te bewerken. Deze werkwijze is echter op langere termijn enkel doeltreffend indien men te doen heeft met een beperkt en duidelijk omlijnd klantenbestand, dat door middel van zakenreizen kan bewerkt worden.

Via een tussenpersoon

Indien wordt beslist om met een tussenpersoon te werken, kan worden gekozen voor een agent of voor een invoerder/distributeur. Vaak wordt bij een eerste benadering van de markt aan een agent gedacht, die dan bij voorkeur enkel op commissiebasis zou werken. Het is echter onwaarschijnlijk dat onder die voorwaarden een ervaren en goed agent kan worden gevonden. Hij zal dan wellicht voor meerdere andere bedrijven werken hetgeen de verkoopsresultaten negatief kan beinvloeden. Het is en blijft een behoorlijk moeilijke opdracht om agenten te vinden, omdat agenten nog niet goed georganiseerd zijn en evenmin in databanken/repertoria te vinden zijn. Er bestaat het gespecialiseerd portaal www.przedstawiciele.pl.

In vele gevallen zal de invoerder-verdeler de beste oplossing zijn. Ook in Polen zijn die almaar beter georganiseerd en meer en meer gefocust op een productengroep/sector. Sommigen beschikken intussen over een eigen netwerk waarmee zij (grotere delen van) Polen kunnen bewerken. Ook al ligt het zenuwcentrum nog altijd in Warschau, toch zijn er tal van centra die zich aandienen en beslist de moeite waard zijn: Poznań, Wrocław, Krakau, ... Exclusiviteit is en blijft een heikel thema.

Digitale communicatiekanalen

Zoals in de meeste landen is de online communicatie sinds de uitbraak van de COVID-19 snel toegenomen. Hoewel de meerderheid de voorkeur geeft aan persoonlijke contacten, zijn er steeds meer digitale communicatiekanalen in gebruik. 

Whatsapp - is een goed middel om afspraken te maken en deze op te volgen. Voorkeur gaat nog steeds naar e-mail, zeker indien dit het eerste contact is.

Conference calls gebeuren op verschillende platforms: de meest voorkomende zijn Teams, Webex, Zoom, en gelijkaardige platformen. 

LinkedIn - heeft volgens studies slechts een penetratiegraad van 11% in Polen. Het kan soms gebruikt worden om eerste contacten te leggen. 

Minder formele communicatiekanalen zoals Twitter, Instagram etc worden bij voorkeur niet gebruikt voor zakelijke contacten.

Een bedrijf opstarten ter plaatse

Buitenlandse bedrijven hebben de keuze uit meerdere juridische constructies om activeiten in eigen beheer op te starten in Poland. De uiteindelijke keuze zal afhangen van de specifieke noden en doelstellingen van het bedrijf. Indien wordt gekozen voor een  vertegenwoordiging ("przedstawicielstwo") zal deze de originele naam van het Vlaams bedrijf dragen, aangevuld met de Poolse vertaling van de rechtsvorm en met de toevoeging "Przedstawicielstwo w Polsce" (vertegenwoordiging in Polen). Een dergelijk vertegenwoordigingskantoor kan enkel voor marketingdoeleinden (publiciteit, verkoopsondersteuning) opgericht en gebruikt worden, wordt niet als een afzonderlijke entiteit van het buitenlands bedrijf beschouwd en heeft geen rechtspersoonlijkheid. Elk dergelijk vertegenwoordigingskantoor wordt opgenomen in het "Register voor buitenlandse ondernemingen".

Een andere mogelijkheid is de oprichting van een filiaal ("oddział"). Een filiaal van een buitenlands bedrijf mag enkel economische activiteiten ontplooien in Polen binnen het activiteitenveld van het bedrijf in het land van herkomst. Een filiaal heeft geen rechtspersoonlijkheid en wordt, net als de vertegenwoordiging, niet beschouwd als een afzonderlijke eenheid van het buitenlands bedrijf. Ingeval een contract wordt afgesloten, is dit de verantwoordelijkheid van de Vlaamse onderneming. Filialen dragen de originele naam vam de buitenlandse onderneming, aangevuld met de Poolse vertaling van de rechtsvorm en met de toevoeging "Oddział w Polsce" (filiaal in Polen).

Tenslotte kan worden gekozen voor een zelfstandige dochteronderneming. Uit de waaier van juridische rechtsvormen, is de BVBA (Sp. z o.o. - Spółka z ograniczoną odpowiedzialnoscią) de meest populaire bij buitenlandse bedrijven. Een zelfstandige dochteronderneming biedt de mogelijkheid om de markt op een zeer soepele en efficiënte manier te bewerken. Er gaat wel een financieel engagement mee gepaard. Nogal wat buitenlandse bedrijven zetten hun eerste stappen op de Poolse markt via een verdeler of vertegenwoordiger, en, wanneer de markt ontsloten is, openen ze hun eigen dochteronderneming.

Meer informatie vindt u op de website van PAIZ (Polish Information and Foreign Investment Agency): www.paiz.gov.pl/en?lang_id=17

Hoe vindt en screent u uw partner of klant

Een goed startpunt om een verdeler/agent of klant te vinden bestaat erin om websites van lokale bedrijven te consulteren. Ook zijn de vele vakbeurzen een interessant instrument. De beurzen in Polen zijn zeer lokale beurzen, maar kunnen wel belangrijk zijn om lokale contacten op te bouwen. Voor de oorlog was er een ruimer publiek aanwezig uit Wit-Rusland en Oekraïne, maar dit is ondertussen veranderd naar voornamelijk Poolse aanwezigheid. Interessante beurzen vinden plaats in verschillende steden. Poznań, Warschau, Kielce en Gdansk zijn de meest interessante beurssteden. In de catalogi wordt doorgaans een korte beschrijving van de exposanten (ook in het Engels) gegeven. Verder bezoeken Poolse zakenlui ook almaar vaker de belangrijkste sectorale beurzen in Europa. Voor een algemeen overzicht van voor Vlaamse zakenlui eventueel interessante Poolse handelsbeurzen wordt naar de introductie van dit hoofdstuk verwezen (Nuttige info: Poolse Handelsbeurzen).  Nuttige links zijn ook:

www.polfair.com.pl

www.mtp.com.pl/en/ 

www.mttargi.pl 

http://www.auma.de/en/Messedatenbank/Weltweit/Seiten/Default.aspx

Men kan ook een beroep doen op de databank Kompass (www.kompass.com), waarin informatie kan worden gevonden over talrijke lokale bedrijven.

Voor informatie over de kredietwaardigheid van uw (mogelijke) klanten, kan best een beroep worden gedaan op een gespecialiseerd kantoor, zoals bvb. Coface (www.coface.pl/), Dun & Bradstreet (www.dnb.com.pl/), Creditreform (www.creditreform.pl) of Infocredit (www.infocredit.pl).

Hoe verlopen betalingen en hoe beperkt u de risico’s?

Wat betalingen betreft, is het zaak kort op de bal te spelen. Een eerder conservatief kredietbeleid lijkt – zeker in het begin – meer dan aangeraden (vooruitbetaling, bankgarantie, door een Belgische bank bevestigde onherroepelijke letter of credit). Bij positieve ervaringen, kunnen de betalingsvoorwaarden na verloop van tijd versoepeld worden (bvb. gedeeltelijke voorafbetaling, flexibelere betalingstermijn...). Meestal gebeuren betalingen per overschrijving (SWIFT, BIC, IBAN). Cheques, wissels en contante betalingen zijn weinig courant. Uw huisbankier is uitstekend geplaatst om terzake verder advies te geven.

Polen is zeker geen land waar de financiële criminaliteit welig tiert, maar we moeten toch waarschuwen voor wanbetalers en het fenomeen van nepfirma’s. Inlichtingen over de financiële toestand van een mogelijke partner worden best via een gespecialiseerd kantoor ingewonnen, bv. Dun & Bradstreet, Mediatex, Creditreform of Infocredit.

Is het onheil geschied, dan lijkt een incassobedrijf de beste optie. Uiteraard kan ook een advocaat ingeschakeld worden en de zaak voor een rechtbank beslecht worden. Verlies evenwel niet uit het oog dat het afdwingen van dat rechtsbesluit even kan duren (tot 980 dagen).

Tips bij het zakendoen

Hoewel het gebruik van e-mail is verbreid, verkiest de Poolse zakenman toch het persoonlijke contact, zeker in het begin. Alhoewel de kennis van vreemde talen, vooral het Engels, de laatse jaren geweldig is toegenomen, kan telefoneren, zeker buiten de stedelijke centra,  soms aanleiding geven tot taalperikelen. Het aantal medewerkers met kennis van vreemde talen is al bij al nog beperkt. E-mailberichten, zeker van nieuwe/onbekende relaties, verdwijnen algauw in de spam-folder.

De Pool is vrij formeel. Formele kleding is in de meeste situaties aangewezen. 

Delegeren is niet de sterkste kant van het Poolse management. Heel vaak moeten (ook eerder eenvoudige) beslissingen nog door de top van het bedrijf genomen worden. Dit hiërarchische denken is behoorlijk sterk verbreid in overheidsdiensten, staatsondernemingen en grotere ondernemingen.

Polen zijn trots en in de regel zeer licht geraakt. Het is aangewezen zich ietwat vertrouwd te maken met de Poolse geschiedenis. Een behoorlijk tragisch verleden (drie opsplitsingen, WO II, halve eeuw communisme...) sloeg diepe trauma’s die nog heel vaak nazinderen. De oorlog in Oekraïne heeft ook een zeer grote solidariteit voor hun buurland losgemaakt en er wordt regelmatig gezegd dat ze het Westen reeds hadden gewaarschuwd voor Rusland. De trauma's uit het verleden worden hier zeker terug opgehaald. Polen zijn in de regel ook heel gelovig. Grapjes over kerk en religie worden best vermeden. Polen is vandaag een EU-lidstaat, die zich in Centraal-Europa situeert. Begrippen als Oostblok en Oost-Europees worden best vermeden.

Maak duidelijke afspraken, denk niet te snel dat u en uw partner op dezelfde golflengte zitten. Zet uw visie duidelijk en herhaaldelijk uiteen, anders loopt u het risico niet te krijgen wat u dacht te hebben afgesproken. Een schriftelijke bevestiging naderhand is meer dan aanbevolen.

Taal: alhoewel de kennis van vooral het Engels de laatste jaren dus enorm is toegenomen, is het toch aan te bevelen zich vooraf te informeren of in het bedrijf dat u bezoekt iemand een vreemde taal spreekt. Informeer naar de talenkennis van de persoon met wie u een afspraak heeft en zorg indien nodig voor een tolk. Diverse Poolse universiteiten beschikken over uitstekende afdelingen neerlandistiek, wier (eindejaars)studenten graag als tolk optreden, beslist een aanrader.

Stiptheid is aan de orde. Het is aangewezen hiermee rekening te houden, ook wat betreft officiële recepties, concerten.

Het is zeker bij grotere ondernemingen of staatsbedrijven niet ongebruikelijk dat een zakenpartner, zelfs bij een eerste contact, door een delegatie van meerdere personen ontvangen wordt.

Poolse instellingen zijn behoorlijk bureaucratisch ingesteld: hoe meer stempels en formulieren, hoe beter. O.m. bij het bankieren kan dit bijwijlen vervelend zijn. Transacties die in Vlaanderen heel eenvoudig zijn, zijn dat in Polen niet altijd. Omwille van de uitgestrektheid van het land wint het elektronische bankieren snel aan belang.

Hoewel op zijn retour, blijft corruptie een thema. Het is voor ondernemers meer dan aangewezen zich niet bij de lurven te laten vatten

Duurzaam Internationaal Ondernemen

Duurzaam ondernemen is een relatief nieuw begrip in Polen en is minder goed geïntegreerd in de Poolse economie dan in de westerse economieën, maar er bestaat een toenemende interesse voor. Polen scoort nog zwak in de internationale MVO-rangorde van landen, en de toestand schommelt van jaar tot jaar: in de World Giving Index zakte Polen in 2016 terug naar de 109de plaats, maar in 2021 steeg het naar de 47ste plaats.

Momenteel is de toepassing van de MVO-norm niet verplicht, maar na de omzetting van de EU-richtlijn in de Poolse boekhoudwet zijn grote ondernemingen verplicht niet-financiële gegevens in de vorm van MVO-verslagen over hun maatschappelijke verantwoordelijkheid te rapporteren.
De niet-financiële rapportageverplichting zal gelden voor entiteiten die een publiek vertrouwen genieten (d.w.z. beursgenoteerde bedrijven, banken, verzekeringsmaatschappijen, beleggingsfondsen, enz.) en waarvan het gemiddelde jaarlijkse aantal werknemers meer dan 500 bedraagt.
Daarnaast moeten bedrijven verslag uitbrengen over hun inspanningen om de mensenrechten te respecteren en corruptie te bestrijden. Overtredingen kunnen worden bestraft met boetes tot 10 miljoen euro. De meeste internationale bedrijven, ook de kleinere, voldoen vrijwillig aan deze Europese norm.

In Polen is de Autoriteit voor Financieel Toezicht (Komisja Nadzoru Finansowego, KNF) verantwoordelijk voor het toezicht op de implementatie van de richtlijn niet-financiële rapportage (NFRD) van de Europese Unie en voor de naleving van de vereisten ervan. De KNF is een onafhankelijke regelgevende instantie die verantwoordelijk is voor het toezicht op en de regulering van financiële instellingen en markten in Polen, waaronder banken, verzekeringsmaatschappijen, pensioenfondsen en andere financiële instellingen.

Meer weten: https://www.knf.gov.pl/en/