Uw eerste stappen op de markt

Uw eerste stappen op een nieuwe markt beginnen met een grondige voorbereiding en een goed plan. Aarzel niet om hierbij een beroep te doen op Flanders Investment & Trade.

Op deze website vindt u heel wat informatie over internationaal ondernemen, buitenlandse markten en sectoren, die u moet helpen bij het opstellen van een exportplan en het selecteren van uw doelmarkt(en).

Via de provinciale kantoren van Flanders Investment & Trade en ons uitgebreide buitenlandse netwerk kan u informatie op maat opvragen. De adviseurs Internationaal Ondernemen denken graag met u mee en geven persoonlijk advies bij uw internationale plannen.

Door deel te nemen aan een van onze groepsacties kan u nieuwe markten gaan verkennen in het gezelschap van andere zakenlui. Zo organiseert Flanders Investment & Trade groepszakenreizen met een afsprakenprogramma op maat en tal van mogelijkheden om te netwerken. Of u kan deelnemen aan een buitenlandse beurs.

Aan de hand van de EXPORTmeter, een mini-audit die Flanders Investment & Trade u gratis en strikt vertrouwelijk aanbiedt, kan u nagaan hoe u uw exportstrategie kan verbeteren.

Als kmo kan u onder bepaalde voorwaarden een financieel duwtje in de rug krijgen voor uw prospectie-inspanningen.

Klop zeker ook aan bij andere organisaties die u kunnen helpen, zoals bedrijfsgroeperingen en gemengde kamers van koophandel. Breid uw netwerk uit en steek uw licht op bij bedrijven die in uw nieuwe doelmarkt al zakendoen.

Marktaanpak

Rechtstreeks

De distributiekanalen in Finland zijn flexibel en voorzien verschillende strategieën/opties om tot de markt toe te treden. Producten kunnen worden verkocht via een agent, een verdeler, een groothandelaar of rechtstreeks aan de kleinhandel. Een goede website in het Engels speelt daarbij een belangrijke rol, want het eerste wat een Fins bedrijf of mogelijke klant zal doen, is een kijkje nemen op uw website.

Bij het direct benaderen van Finse bedrijven is de beste manier de combinatie van een e-mail zenden en telefonisch contact opnemen, omdat e-mails soms worden vergeten of verloren gaan in de stroom van binnenkomende e-mails. Normaal zou de taal geen probleem mogen vormen. De meeste Finnen spreken vlot Engels. Omwille van de mentaliteit waarbij diegene die verkoopt blijk moet geven van activiteit, mag men zich niet laten ontmoedigen wanneer er geen reactie komt op die ene verstuurde e-mail. Neem telefonisch contact op om te vragen of de e-mail goed werd ontvangen. Via de telefoon lukt het ook beter om een product op de markt te brengen. Telefonisch contact leidt gewoonlijk tot betere resultaten. Gelieve er nota van te nemen dat Finnen bescheidenheid waarderen en afkerig zijn ten aanzien van harde verkooptechnieken en overdrijvingen. Maak ook geen beloftes die u niet kunt waarmaken, want vertrouwen is belangrijk.

Via een tussenpersoon

Met een verdeler werken is een gebruikelijke manier om tot de Finse markt toe te treden. Vaak krijgt een verdeler of agent exclusiviteit wegens de relatief kleine omvang van de markt. De importeurs hebben vaak verschillende productlijnen. Het beste is daarom te controleren wat concurrerende producten zijn, hoewel, importeurs zijn hier in de meeste gevallen ook zelf voorzichtig mee.

Producten die moeten worden opgeslagen worden vaak geïmporteerd door groothandelaars. Dit type producten kan optioneel direct aan ketens van kleinhandels, warenhuizen en andere verkooppunten in de kleinhandel worden verkocht. Vaak worden de relaties met verdelers langdurig en stabiel.

Agenten worden meestal gebruikt in de textielsector en de technische sector. Daarbij dient men rekening te houden met het feit dat Finland een enorm land is (11 keer groter dan België) waardoor de kosten voor een agent groot kunnen zijn (zoals de reiskosten). Men dient ook te beseffen dat het opzetten van een klantenbestand tijd kan vragen. Er is geen openbare lijst van agenten beschikbaar voor Finland. Het zoeken naar een agent kan moeilijk verlopen en veel tijd vragen.

Men mag ook niet vergeten dat Finland slechts een klein aantal inwoners heeft waardoor mensen elkaar kennen binnen een bepaalde sector. Wees eerlijk over uw plannen, ga niet achter de rug van een bestaande importeur/zakenpartner om en vermijd zo nadelige gevolgen voor uw reputatie op de markt.

Meer weten

FIT Helsinki heeft enkele lijsten van handelsagenten en daarnaast is ook een verslag beschikbaar.

Een bedrijf opstarten ter plaatse

Een bedrijf beginnen in Finland verloopt snel en gemakkelijk. Online kan dat binnen twee dagen, als men het op papier doet duurt het iets langer.

De verschillende opties omvatten:

• een naamloze vennootschap,
• een eenmanszaak,
• een vennootschap (algemeen en met beperkte aansprakelijkheid),
• of een joint venture.

Meer weten

• Invest in Finland: www.investinfinland.fi – hier vindt u informatie over belastingen, de lokale rechtssystemen, boekhoudkundige principes, , speciale vergunningen en procedures voor registratie, …
• De federatie van Finse ondernemers: www.yrittajat.fi/en

Digitale communiatiekanalen

Finnen zijn early adopters van digitale communicatie. In het land van Nokia werd al in de jaren 80 op het NMT-netwerk mobiel gebeld. Daarna had het land het eerste GSM-netwerk ter wereld, en werd de sms er uitgevonden. Tegenwoordig zijn er 9,9 miljoen mobiele connecties in Finland (terwijl er maar 5,5 miljoen inwoners zijn). Dit cijfer omvat niet eens de IoT-connecties, en bestaat voor 94% van broadband (dus minstens 3G). Vandaag gebruikt 95% van de Finnen het internet en 3,3 miljoen gebruiken sociale media. Dit is een stijging van 4,4% ten opzichte van 2019. De populairste sociale media zijn: Facebook (2,8 miljoen maandelijkse gebruikers), Instagram (2,4 miljoen maandelijks), YouTube (2,0 miljoen maandelijks) en LinkedIn (1,2 miljoen geregistreerde gebruikers). Twitter heeft minder gebruikers, maar wordt heel actief gebruikt door politici, zakenlui en andere besluitvormers. Jongere Finnen gebruiken vooral Snapchat en Tiktok. Verschillende soorten smart home-oplossingen groeien aan populariteit in Finland, met een jaarlijkse groei van tussen 15 en 24%.

Hoe vindt en screent u uw partner of klant?

Er bestaan diensten die economische verslagen leveren tegen een beperkte vergoeding, zoals:

• Asiakastieto - www.asiakastieto.fi/web/en (in het Engels)

Hoe verlopen betalingen en hoe beperkt u de risico's?

Finse bedrijven hebben de reputatie goede betalers te zijn. Finse bedrijven betalen hun leveranciers sneller dan het Europese gemiddelde.

De gemiddelde vertraging voor een betaling na de vervaldatum in de zakensector bedraagt 7 dagen. In de openbare sector bedraagt deze vertraging gemiddeld 4 dagen. Voor privé consumenten is dit 5 dagen.

De meest gebruikelijke betaalmethode is via factuur, met een sterke groei van de e-factuur. Opties voor mobiele betalingen worden ook onderzocht. Internetbankieren geniet veel vertrouwen, maar cheques worden niet gebruikt.

Tips bij het zakendoen

In het algemeen verschilt de Vlaamse en Finse zakencultuur niet veel van elkaar. Finland levert goede en stabiele zakenpartners. In het algemeen is België, en Vlaanderen als regio in het bijzonder, niet zo bekend bij Finnen. Toch staat België op de 8ste plaats van belangrijkste Finse handelspartners. Finnen gaan ervan uit dat Belgen professionele zakenmensen zijn met een rijke handelsgeschiedenis. Er zijn ongeveer 60 dochterondernemingen van Finse bedrijven in België.

Finnen maken deel uit van de Noord-Europese/Scandinavische gemeenschap hoewel de Finse taal helemaal niet op de andere Scandinavische talen lijkt. Finland wordt vaak beschouwt als een land tussen het Westen en het Oosten en verschilt wat betreft sommige culturele aspecten inderdaad van zijn westerse buren. Maar veronderstellen dat Finnen meer "oosters" zijn, bv. op het vlak van mentaliteit, zou als aanstootgevend kunnen worden beschouwd omdat Finnen zichzelf beschouwen als een van de Scandinavische, of eerder Noordse, landen.

Hoe zijn Finnen dan wel?

• Finnen waarderen punctualiteit en te laat komen kan worden beschouwd als een teken van gebrek aan respect en interesse.
• Finnen hebben de neiging om hoge ethische normen en standaarden te waarderen, zij komen hun beloftes gewoonlijk na en volgen de regels en reglementen (wat hen soms stug doet lijken).

Communicatie

Stiltes tijdens een gesprek zijn gebruikelijk en conversaties verlopen serieel (eerst luisteren, dan antwoorden); onderbrekingen kunnen als aanstootgevend worden beschouwd. Finnen stellen niet noodzakelijk veel vragen. Het is niet nodig om zich ongemakkelijk te voelen bij de "stille Finnen", en er dient te worden opgemerkt dat dit uiteraard een stereotiep beeld is.

Finnen eisen weinig aandacht op voor zichzelf. De communicatie verloopt rechtdoorzee en kletsen over koetjes en kalfjes (hoewel dit verbetert) kan nog steeds ongemakkelijk verlopen. Finnen lijken afstand te houden, maar op lange termijn zal men bij het opbouwen van zakenrelaties wellicht tot een andere conclusie komen.

De communicatie waarbij "ja zonder omwegen ook ja betekent en nee nooit misschien betekent" kan ruw overkomen maar is zeer duidelijk.

Er zijn geen taboes wat betreft humor.

Hiërarchie

De Finse werkomgeving steunt op het principe van gelijkheid. Er wordt geen onderscheid gemaakt wanneer men praat met iemand die hoger staat in de hiërarchie. Een Finse CEO zal met de andere werknemers aanschuiven en ook zijn beurt afwachten in het bedrijfsrestaurant.

De mening van werknemers wordt gevraagd en er wordt ook rekening mee gehouden bij het plannen van het werk. De manager ziet niet de hele tijd toe op het werk, een manager heeft afgesproken met zijn/haar werknemers wat er dient te gebeuren en verwacht van de werknemer dat hij/zij zelf beslist hoe het te bereiken resultaat wordt gehaald. Werknemers genieten vertrouwen. Dit betekent ook dat iemand hogerop in de hiërarchie aanspreken niet altijd de beste zet is, wanneer bv. de verantwoordelijkheid werd gegeven aan een aankoper en hij/zij het maken van de juiste keuzes kreeg toevertrouwd dan zal, achteraf met een eenzelfde verzoek gaan aankloppen bij de CEO, wellicht geen nieuwe discussie op gang brengen.

Onderhandelingen over zaken

Wees goed voorbereid bij onderhandelingen want Finnen nemen ze ernstig en kunnen hard zijn. Efficiëntie en gelijkwaardigheid worden gewaardeerd.

Het is niet gebruikelijk alcohol te nuttigen tijdens zakenlunches maar het kan wel voorkomen.

Wanneer geschenken worden aangeboden, wordt aangeraden deze bescheiden te houden.

Een uitnodiging voor de sauna zal erg waarschijnlijk aan de orde zijn op een bepaald punt in de verdere zakelijke contacten en er wordt aangeraden deze uitnodiging te aanvaarden. Finnen zijn erg trots op hun saunacultuur. Veel goede zakelijke gesprekken gebeuren in de sauna op informeel niveau. Finnen zullen daarbij met plezier advies geven over de etiquette en verwachten niet dat u de regels kent.

Finnen voelen zich goed bij het gebruik van e-mail en vragen niet noodzakelijk dat er veel persoonlijk contact is. Dit is echter wel belangrijk bij het opbouwen van vertrouwen in het begin van de zakelijke contacten. Individuele prospectiereizen worden dan ook aangeraden om van start te kunnen gaan met goede connecties.

Mondelinge toezeggingen worden beschouwd als overeenkomsten. Denk dus tweemaal na vooraleer beloftes te maken.

Duurzaam internationaal ondernemen

Verschillende internationale ranglijsten, waaronder Transparency International, plaatsen Finland bovenaan de lijst van minst corrupte en competitieve landen ter wereld.

Finse bedrijven staan relatief ver op het gebied van MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen) en zij zien dit als een potentieel concurrentievoordeel. Lokaal omvat MVO: verslag uitbrengen over de verantwoordelijkheid ten opzichte van het milieu, sociale verantwoordelijkheid en goed beheer. Elk jaar wordt het beste MVO-verslag bekroond en op de erelijst hiervan staan grote Finse bedrijven zoals Kesko, Outotec, Finavia, Metso.