U bent hier

Zakendoen in Estland

Uw eerste stappen op de markt

Uw eerste stappen op een nieuwe markt beginnen met een grondige voorbereiding en een goed plan. Aarzel niet om hierbij een beroep te doen op Flanders Investment & Trade.

  • Op deze website vindt u heel wat informatie over internationaal ondernemen, buitenlandse markten en sectoren, die u moet helpen bij het opstellen van een exportplan en het selecteren van uw doelmarkt(en).
  • Via de provinciale kantoren van Flanders Investment & Trade en ons uitgebreide buitenlandse netwerk kan u informatie op maat opvragen. De adviseurs Internationaal Ondernemen denken graag met u mee en geven persoonlijk advies bij uw internationale plannen.
  • Door deel te nemen aan een van onze groepsacties kan u nieuwe markten gaan verkennen in het gezelschap van andere zakenlui. Zo organiseert Flanders Investment & Trade groepszakenreizen met een afsprakenprogramma op maat en tal van mogelijkheden om te netwerken. Of u kan deelnemen aan een buitenlandse beurs.
  • Aan de hand van de EXPORTmeter, een mini-audit die Flanders Investment & Trade u gratis en strikt vertrouwelijk aanbiedt, kan u nagaan hoe u uw exportstrategie kan verbeteren.
  • Als kmo kan u onder bepaalde voorwaarden een financieel duwtje in de rug krijgen voor uw prospectie-inspanningen.

Klop zeker ook aan bij andere organisaties die u kunnen helpen, zoals bedrijfsgroeperingen en gemengde kamers van koophandel. Breid uw netwerk uit en steek uw licht op bij bedrijven die in uw nieuwe doelmarkt al zakendoen.

Marktaanpak

Rechtstreeks

Het is mogelijk om zelf de Estse markt te bewerken maar dit is niet altijd erg evident. Eerst en vooral is er het taalprobleem aangezien websites niet altijd in het Engels zijn. Verder staan bedrijven in deze landen niet altijd ingeschreven in een handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Inschrijving bij een Kamer van Koophandel geschiedt immers op vrijwillige basis (www.koda.ee). Bedrijfsregistratie op zich is wel verplicht, maar deze registratie vindt veelal plaats via een register van een verantwoordelijk ministerie of rechtbank. In Estland gebeurt dit bij het ministerie van Justitie. In Estland moesten per 1 september 1997 alle ondernemingen opnieuw geregistreerd zijn in het 'Commercial Register' op de griffies van de plaatselijke rechtbanken in de provinciehoofdsteden. Deze lijsten kunnen ondertussen online geraadpleegd worden via de website https://ariregister.rik.ee. Basisinformatie kan via een zoekfunctie gratis opgevraagd worden, maar extra details over de firma (zoals personeelsbestand enz.) zijn betalend. Informatie over het lokale bedrijfsleven is verder ruim beschikbaar, ook op het internet is veel informatie te vinden.

De volgende stap in het selectieproces van een partner is gebruik te maken van instellingen die over kennis beschikken van het lokale bedrijfsleven. Flanders Investment & Trade kan hulp bieden bij het leggen van contacten met potentiële afnemers. Ons kantoor levert adressenlijsten en marktinformatie en kan op maat gemaakte individuele prospectiereizen organiseren. Ook de deelname aan (multi)sectorale groepszakenreizen die op regelmatige basis worden georganiseerd, kan leiden tot duurzame handelscontacten of het vinden van een lokaal goed ingeburgerde agent of importeur.

Het ‘Estonian Investment Agency’, (www.investinestonia.com), is een goede informatiebron bij het zoeken naar handelscontacten evenals de Kamer van Koophandel in Tallinn (www.koda.ee) en de Estonian Trade Council (www.etc.ee). Tot slot zijn er de laatste jaren verschillende buitenlandse consultancybureaus in de Baltische landen neergestreken. Deze houden zich, weliswaar op commerciële basis, ook bezig met informatieverstrekking over het lokale bedrijfsleven.

Via een tussenpersoon

Er wordt in Estland het meest gewerkt met distributeurs. Het Franse en Duitse systeem van handelsagenten is niet echt bekend in Estland. Estland wordt net als Finland beschouwd als een open en ‘eerlijk’ land. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat u uw toekomstige handelspartner blindelings moet vertrouwen.

Een bedrijf opstarten ter plaatse

Alle informatie over het opstarten van een bedrijf in Estland vindt u op de website van de Estonian Development Agency: www.investinestonia.com.

Digitale communiatiekanalen

Estland pakt graag uit met digitale innovaties en is dan ook opgeklommen naar de status van sterke innovator op het EU innovatiescorebord, dat jaarlijks gepubliceerd wordt. Het land gaat prat op een digitale en efficiënte overheid en een digitale maatschappij. Stemmen kan al jaren online en het opstarten van een bedrijf gebeurt quasi volledig digitaal. Talloze Estse star-tups prijzen hun technologie wereldwijd aan. Bekende bedrijven zoals Skype en Transferwise vinden (deels) hun oorsprong in het Baltische land. Toch is het niet al digitaal wat de klok slaat. Vele Estse Kmo's werken niet via sociale media zoals LinkedIn en Facebook en voeren een klassiek commercieel beleid. Technologiebedrijven zijn dan weer vaak actief op sociale media, terwijl Estse politici veel gebruik maken van Twitter.

Hoe vindt en screent u uw partner of klant?

Flanders Investment & Trade kan u helpen met het aanleveren van marktinformatie en het vinden van potentiele afnemers. Voor het screenen van partners bestaan er betalende websites als: www.krediidiinfo.ee. Zij geven vaak ook online een antwoord.

Hoe verlopen betalingen en hoe beperkt u de risico's?

Estland is een modern land en gebruikt de meest moderne betalingsmethodes. De lokale munteenheid is de euro (sinds 1 januari 2011). De betaling van transacties met Estse afnemers kan op diverse manieren gebeuren. Het is nuttig om een bepaalde zekerheid in te bouwen, vooral omdat vaak niet is na te gaan wat de financiële positie van de afnemer is. Betaling vooraf biedt de meeste zekerheid voor de leverancier. Verder is betaling door middel van een letter of credit (L/C) of ‘documents against payment’ veilig.

Wie op zeker wil spelen, kan terecht bij Delcredere, de Belgische marktleider in exportkredietverzekering, een onafhankelijke instelling die werkt met staatsgarantie. Haar taak is de internationale economische betrekkingen te bevorderen, voornamelijk door de dekking van risico's op het gebied van export, import en buitenlandse investeringen. Delcredere is eveneens gemachtigd om wisselrisico's te dekken, transacties te verzekeren, tussenbeide te komen bij exportfinanciering en voor rekening van de staat elke opdracht uit te voeren die haar wordt toevertrouwd op het technische of financiële vlak. De verzekering geldt voornamelijk voor de markten buiten de OESO. De verplichtingen die Delcredere op zich neemt, worden gegarandeerd door de staat, tenzij het gaat om activiteiten die op gebruikelijke wijze en zonder overheidssteun door particuliere kredietverzekeraars worden uitgevoerd. In dat geval plaatst Delcredere zich concurrentieel op de Belgische markt van de kredietverzekering. Wanneer de omvang en de duur van de risico's haar technische capaciteiten te boven gaan, kan Delcredere rechtstreeks voor rekening van de staat optreden. Voor Delcredere valt Estland onder de landen met het minste risico, zowel politiek als commercieel.

Tips bij het zakendoen

Hoewel de Baltische Staten in naam een eenheid vormen, zijn het drie afzonderlijke landen met een eigen taal, eigen cultuur en gewoonten. Esten zijn trots op hun land en dat tonen ze ook. Eerlijkheid staat hoog in het vaandel, evenals orde en netheid. Estland is trouwens één van de landen met een erg lage corruptie (in tegenstelling tot Letland en Litouwen). Er bestaat veel respect voor mensen met een hoge opleiding (die echter binnen de academische wereld nog steeds erg lage lonen krijgen). Aan het gebruik van titels wordt veel waarde gehecht.

Over het algemeen zijn de inwoners van de Baltische Staten vriendelijke maar gereserveerde mensen, die openstaan voor contacten met buitenlanders. Om deze contacten soepel te laten verlopen, kan het nuttig zijn om in gedachten te houden dat de Esten, Letten en Litouwers na ruim vijftig jaar Sovjetoverheersing erg nationalistisch geworden zijn. Vermijd liever politieke discussies over dit gevoelige onderwerp. De Balten beschouwen zichzelf als 'westerling' en niet als Oost-Europeaan.

Vooral bij grotere bedrijven en bij overheidsinstanties is het vaak onduidelijk wie belast is met de afhandeling van een eenmaal afgesloten transactie. Een algemene lijn van delegatie van bevoegdheden en/of verantwoordelijkheden valt vaak niet te ontdekken. In tegenstelling tot de platte organisatiestructuur bij Belgische bedrijven, zijn Baltische (overheids)bedrijven vrij hiërarchisch gestructureerd en kan vaak enkel de leidinggevende besluiten nemen. Bij kleinere privébedrijven is dat al veel minder het geval.

Het stellen van specifieke en concrete vragen levert in de Baltische landen gewoonlijk een beter resultaat op dan open vragen met vage bewoordingen en wordt zeker niet als onbeleefd ervaren. Een duidelijke en doelgerichte werkwijze wordt over het algemeen op prijs gesteld en gezien als een zakelijke aanpak. Op tijd komen is fundamenteel.

De handelstaal is meestal Engels en wordt door een groot deel van de zakenmensen gesproken. Ook op de ministeries is Engels vaak de gebruikelijke voertaal bij ontmoetingen met buitenlanders. Dit geldt echter vooral voor de jongere generatie, veel leidinggevenden van de oudere generatie zijn enkel de eigen taal machtig (naast het Russisch). Zonder tolk is er met hen geen communicatie mogelijk. Verder zijn veel Baltische zakenlui vertrouwd met het Duits. Vooral in Estland is ook het Fins in grote delen van de zakengemeenschap gangbaar.

Visitekaartjes zijn essentieel en dienen bij voorkeur in het Engels te zijn gedrukt. Bij regelmatige bezoeken kan u overwegen om ter plaatse kaartjes en voorlichtingsmateriaal te laten drukken in de taal van het land. Dit is goedkoper en maakt een goede indruk. Kleine relatiegeschenken en andere cadeautjes (vooral wanneer zij duidelijk uit het buitenland komen) worden op prijs gesteld, evenals uitnodigingen voor lunches en diners. Ook hier zijn er verschillen in gradatie tussen de drie Baltische Staten. Uitnodigingen of geschenken mogen nooit de indruk van een omkooppoging wekken.

De Esten hebben duidelijk meer gemeen met de Finnen qua cultuur en mentaliteit dan met de twee andere Baltische volkeren. Toch zijn er duidelijke verschillen met de Finnen, aangezien het decennialang verblijf in het Oostblok duidelijk sporen heeft nagelaten op de Esten. Maar op sommige gebieden bestaan dan weer meer gelijkenissen met de Letten en Litouwers. Indien uw handelspartner van Russische afkomst is, gelden de hierboven vermelde tips niet. In dit geval moet u zich aanpassen aan de Russische stijl die vaak grondig verschilt met de Estse. Het is immers zo dat de Russen in Estland een eigen subcultuur hebben die niet veel te maken heeft met die van de Esten.

Duurzaam internationaal ondernemen

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is in Estland nog niet echt wijd verspreid, maar de aandacht voor het onderwerp groeit elke dag. Het lidmaatschap van de Europese Unie gaf hier al een stevige boost aan en ook het Finse (goede) voorbeeld wordt meer en meer opgevolgd. In 2005, een jaar na de toetreding tot de EU, verscheen het rapport ‘What does business think about Corporate Social Responsibility’
(zie www.lm.gov.lv/upload/darba_devejiem/csr_060220_estonia_latvia_lithuania.pdf). Het rapport ging vooral over het beeld van MVO dat onder de bedrijfsmanagers leeft. Er bleek een grote eensgezindheid te bestaan over de inhoud van het begrip: ethisch gedrag, de bescherming van het milieu en transparantie. De grootste hindernis voor de toepassing ervan is volgens de meeste bedrijfsleiders het prijskaartje en niet de eventuele weerstand van managers en werknemers of de vrees voor een daling van de kwaliteit of productiviteit. Managers zijn van mening dat bedrijven zelf moeten beslissen of ze een actief MVO-beleid willen voeren, wat niet wil zeggen dat ze een actievere, ondersteunende rol van de regering niet zouden appreciëren. Tot nu toe namen vooral multinationals het initiatief om duurzaam te ondernemen, vooral om hun bedrijfsfilosofie op de verschillende vestigingen toe te passen.

  • De Estse bedrijven beseffen dat MVO een vrijwillig initiatief vergt, bovenop wettelijke bepalingen. Toch is het een vaak gehoorde klacht dat de overheid de bedrijven niet steunt in hun maatschappelijk engagement. De bedrijven kennen ook te weinig de voordelen die duurzaam ondernemen biedt.
  • In Estland gaat veel aandacht naar corruptiebestrijding hoewel het land het minst corrupte is van de drie Baltische Staten. De meeste ‘Codes of Conduct’ bevatten hier passages over. Er worden ook trainingen georganiseerd voor werknemers over antidiscriminatie en gezondheid op de werkvloer.
  • Uit de Wereldbank-enquête blijkt dat de communicatie over MVO-initiatieven veel beter kan. Zelfs als bedrijven een actief beleid voeren, communiceren ze er zelden over. De rapportering van bedrijven beperkt zich vaak tot het bekendmaken van sponsorschappen.
  • Estse bedrijfsleiders beschouwen duurzaam ondernemen als een manier om belangrijke bedrijfsuitdagingen aan te pakken. Een voorbeeld hiervan is de ontwikkeling en consolidatie van het marktaandeel door klantloyaliteit of het vasthouden van personeel in een competitieve hooggekwalificeerde arbeidsmarkt. Bedrijven voelen zich verantwoordelijk voor hun werknemers, voor het milieu en voor de omgeving waarin ze zich gevestigd hebben, dit alles in deze volgorde.

Meer weten

  • www.csr.ee: Responsible Business Forum. De Soros Foundation richtte dit forum in 2005 op om MVO meer bekendheid te geven.
  • www.heategu.ee: Deze stichting werd opgericht in 2003 onder de naam Charities Foundation. Doel is het maatschappelijke ondernemerschap in Estland te promoten.
  • www.oef.org.ee: Open Estonia Foundation. Deze organisatie is een onderdeel van de Soros Foundation die het Responsible Business Forum oprichtte. Doel van OEF is om een open samenleving mogelijk te maken.

Specifieke vraag of probleem?

Flanders Investment & Trade heeft een wereldwijd netwerk van experten dat uw bedrijf ter plaatse helpt.

Ontdek wat FIT voor u kan doen in Estland