Uw eerste stappen op de markt

De Canadese markt is een verre markt, die tegelijkertijd heel klein en heel groot is. Groot door zijn omvang (Canada is het 2de grootste land ter wereld) en klein door zijn relatief laag aantal inwoners, namelijk iets meer dan 37 miljoen. Buurland Verenigde Staten is Canada's belangrijkste handelspartner (90 % van de Canadezen wonen op minder dan 160 km van de grens met USA), waardoor Vlaamse bedrijven gebruik zouden kunnen maken van Canada als springplank naar de VS.

Omwille van het federale politieke systeem, de uitgestrektheid van het land en de lage bevolkingsdichtheid vormt de Canadese markt geen groot geheel, maar eerder een aantal verschillende markten naast elkaar. De distributiekanalen zijn dan ook niet altijd nationaal. De aanpak van deze regionale markten zal afhangen van het aangeboden product en is onderhevig aan de provinciale wetgeving.

Het FIT-kantoor in Montreal is bevoegd voor de provincies:

• Manitoba
• Ontario
• Quebec
• New Brunswick
• Nova Scotia
• Prince Edward Island
• Newfoundland & Labrador
• Nunavut.

Hub Vancouver voor:

• Alberta
• British Columbia
• Yukon
• North West Territories

Internetresearch

Een zoektocht op het internet zal u een eerste idee geven over de marktgrootte, de belangrijkste spelers en de marketingstrategie, lokale regelgeving, de noodzaak van aanpassing aan de lokale normen of standaarden e.d.

• over normen en standaarden: www.bnq.qc.ca, www.scc.ca
• over industrie: www.icriq.com, www.ic.gc.ca, www.inspection.gc.ca

Invoerrechten

Als lid van de WTO aanvaardt Canada het geharmoniseerde systeem van douanecodes. De invoertarieven kunnen geconsulteerd worden per HS douanecode op www.cbsa-asfc.gc.ca/trade-commerce/tariff-tarif/

Bezoek aan een beurs of deelname aan een conferentie

Canada heeft geen “grote” beurzen of vakevenementen met een globaal karakter, zoals Europa of de Verenigde Staten die kennen. Anderzijds kan u, ter gelegenheid van grote Amerikaanse en Europese internationale beurzen, Canadese bedrijven (meestal in een Canadees paviljoen) ontmoeten in verschillende sectoren, zoals op Anuga, Sial, Seafood, Medica, Bio Convention, Medtech Conference, Domotex, CeBit, enz.

De meeste Canadese beurzen vinden plaats in Toronto en Montreal. Een bezoek van of deelname aan een beurs levert een pak commerciële contacten op die u meteen een overzicht bezorgen van de Canadese markt. Meer info op www.biztradeshows.com/canada/

Canada heeft de laatste jaren een aantal niche-wereldevenementen kunnen aantrekken. Vooral het Congrespaleis in Montreal is zeer gegeerd voor dergelijke wereldcongressen. Zo vonden al het Wereldkankercongres, het Wereld-IT-congres, het Wereldcongres Industriële Biotech en het Internationale Congres van Palliatieve Zorgen in Montreal plaats.

Prospectiereis

De beste manier om een nieuwe markt te verkennen, is nog altijd een bezoek aan (een deel van) het land. De FIT-kantoren in Canada kunnen u helpen bij de voorbereiding van een individuele prospectiereis o.a. door het maken van een individueel afsprakenprogramma.

De meest voor de hand liggende keuze is te beginnen met de Oostkust. De provincie Ontario (waar 37,4% of 13,3 miljoen van de Canadese bevolking leeft) wordt beschouwd als de doorgang naar de rest van Engelstalig Canada.

Het is aan te raden in Quebec speciale aandacht te besteden aan marketing in het Frans. Quebec (8 miljoen inwoners en 22,3% van de bevolking) kan gerust als een aparte markt beschouwd worden, met andere smaken en noden en een extra aandacht voor de (culinaire) levenskwaliteit.

British Columbia (4,6 miljoen inwoners en 12,8% van de bevolking) en Alberta (3,8 miljoen inwoners en 10,6% van de bevolking) worden door velen pas benaderd nadat men zich in het oosten van Canada heeft bewezen.

Marktaanpak

Rechtstreeks

In sommige sectoren is het mogelijk om rechtstreeks contact op te nemen met de eindklant, zoals bv. in de retailsector. Grote ketens zoals Costco, Target of Walmart hebben sectoriële nationale aankopers, de financiële draagkracht om per container aan te kopen en een supply chain om hun winkels nationaal te bevoorraden.

Via een tussenpersoon

Er bestaat geen specifieke wetgeving voor handelsagenten en distributeurs. Toch is het best om een agentuur- of distributieovereenkomst af te sluiten waarin een aantal praktische en juridische bepalingen worden vermeld zoals (niet-exhaustief):

• de naam van de producent en de distributeur
• het grondgebied ofwel geografisch bepaald zoals per stad, provincie, regio of land ofwel media bepaald zoals detailhandel of onlineverkoop
• exclusiviteit: heeft de distributeur de exclusieve rechten of kunnen andere distributeurs worden toegestaan in hetzelfde gebied?
• wat is de periode (termijn) van de distributierechten? Is er een proefperiode? Is er automatische verlenging of uitbreiding van de termijn? Wordt een minimumverkoop in de periode gevraagd?
• welke producten vallen onder de distributie
• hoe zullen de producten worden geleverd door de fabrikant
• wat zijn de prijzen en betalingsvoorwaarden
• marketing: zal de distributeur zijn eigen reclame en marketing doen? Welke rol speelt de fabrikant/exporteur?
• de vertrouwelijkheid van de manier van zakendoen
• niet-concurrentiebeding: zal de distributeur toegestaan worden om producten te verdelen van concurrerende ondernemingen, ook na het opzeggen of vervallen van de distributieovereenkomst?
• Wie zal zich bezighouden met garantieclaims van klanten?

De 3 elementen in vetjes gedrukt (= grondgebied, periode en niet-concurrentiebeding) zijn zeer belangrijk en mogen niet ontbreken in een overeenkomst tussen Vlaamse exporteurs en een Canadese distributeur.

In de meeste gevallen echter wordt er via een tussenpersoon gewerkt. De distributiekanalen zijn klassiek:

• commerciële agent: neemt de verkoop waar van één of meer producten in een geografisch afgebakende zone, voor verschillende leveranciers, met of zonder exclusiviteit van distributie. Verifieer dat uw potentiële agent al een ander product/dienst vertegenwoordigt. Als dit niet zo is, kan uw agent aanzien worden als uw personeelslid en dat zorgt voor juridische problemen.
• importeur/verdeler: meestal met provinciale armslag. Koopt het product aan en slaat het op, en neemt dus ook het financiële risico voor zijn rekening. Hij verzorgt ook de promotie van het product.
• Canadese fabrikanten: kunnen een product invoeren dat zij niet vervaardigen, om het gamma van aangeboden producten te vergroten. Dit komt o.a. voor bij machinebouwers.
• e-commerce: meer dan de helft van de Canadese huishoudens kopen diensten en goederen online (reizen, tickets voor entertainment, maar ook kledij, cosmetica, huishoudtoestellen). Deze aanpak vergt meer juridische voorbereiding aangezien de stock van de producten in Canada staat. Meer informatie over de elektronische toeleveringsketen kan u terugvinden op www.gs1ca.org.

Een bedrijf opstarten ter plaatse

De Investment Canada Act (ICA) is de enige federale wet die van toepassing is bij buitenlandse investeringen. Het doel van ICA is om buitenlandse directe investeringen aan te moedigen.

Twee federale ministeries zijn bevoegd: het ministerie van Industrie en het ministerie van Canadees Erfgoed (enkel bevoegd in de culturele sector).

Sommige investeringsprojecten (zoals acquisities) zijn onderworpen aan specifieke ICA-eisen. In dergelijke gevallen duurt het beoordelingsproces minimum 45 dagen en zal onderzocht worden of de transactie in het net-voordeel zal zijn voor Canada. Informatie die onder ICA wordt gegeven, is confidentieel.

Basisvennootschapsrecht: Canada Business Corporation Act (CBCA): www.laws-lois.justice.gc.ca/eng/

Er bestaan 4 vennootschapsvormen: corporation, partnership, sole proprietorship en coöperatie.

1. De corporation is de meest voorkomende ondernemingsvorm en behoort tot een bepaald rechtsgebied. Dit betekent dat in Canada een onderneming kan opgenomen worden onder de federale of provinciale wet. Een bedrijf opgericht onder de wetten van een provincie kan zaken doen in een andere provincie wanneer deze zich bij die provincie registreert en de bijhorende tarieven betaalt. Een bedrijf opgericht onder de federale wetgeving, kan overal zaken doen in Canada, maar moet zich toch nog registreren in de provincies waarin het actief is. Er zijn zowel voordelen als nadelen aan provinciale of federale oprichting. Bij de beslissing waar de oprichting te nemen, moet u rekening houden met zaken zoals: oprichtingskosten, residentie-eisen van de bestuurder en de bescherming van de bedrijfsnaam. Ieder bedrijf krijgt een uniek 'Business Number' van 9 cijfers dat het bedrijf identificeert bij Canada Revenue Service. 
2. Een partnership (commanditaire vennootschap) is interessant wanneer u een activiteit wil beoefenen met een partner, waardoor uw financiële middelen worden gecombineerd met die van uw partner. U kan ook bepaalde voorwaarden specifiëren zoals beperkte verantwoordelijkheid (limited liability) om uw partner en uzelf te beschermen in geval van geschillen of ontbinding van een overeenkomst. U zal een advocaat nodig hebben om de samenwerkingsovereenkomst op te stellen.
3. De eenmanszaak (sole proprietorship) wordt minder gebruikt in de import en distributie aangezien de eigenaar volle verantwoordelijkheid heeft voor de verplichtingen en schulden van het bedrijf.
4. De laatste mogelijkheid is een coöperatie waarbij de leden eigenaar zijn van het bedrijf. Dit is de minst voorkomende vorm.

Een handleiding voor het oprichten van een vennootschap vindt u op de website van Industry Canada.

Digitale communicatiekanalen

Ook in het Canadese bedrijfsleven is de digitalisering de voorbije jaren versneld. De vaakst gebruikte communicatiemiddelen blijven momenteel nog telefoon en sms, maar Skype/Teams/Zoom-meetings winnen snel aan populariteit. Apps zoals WhatsApp worden ook vaak gebruikt.
Wat online netwerken en marketing betreft zijn LinkedIn, Facebook en Instagram - net zoals in de meeste westerse landen - het populairst. Belangrijk bij het gebruik van deze laatste drie kanalen is het aanpassen van de taal naargelang de doelgroep: Frans voor Québec en Engels voor de andere Canadese provincies.

Belangrijk (en dit moet helaas gezegd worden): zet eerst een bedrijfswebsite op. Een bedrijf dat online enkel op digitale platformen terug te vinden is, wordt niet serieus genomen.

Hoe vindt en screent u uw partner of klant

Een partner vinden kan via verschillende kanalen gebeuren:

• direct contact via de website
• ontmoeting op een beurs/conferentie
• introductie via collega's
• marktonderzoek
• Flanders Investment & Trade netwerk

Achterhalen wat de financiële toestand is van een potentiële Canadese partner is erg moeilijk. Privébedrijven zijn er niet verplicht de resultaten van hun economische activiteit te publiceren. Ook de belastingdiensten zijn niet verplicht om financiële informatie over bedrijven te geven.

Ga daarom in een gesprek met uw mogelijk nieuwe partner na hoe vertrouwd hij is met het product en de markt, wat zijn ervaring is, welke andere (buitenlandse) partner(s) hij heeft, welke referenties hij kan voorleggen, wat zijn motivatie is, met welke bank hij werkt, enz.

Als u een Canadees bedrijf wil doorlichten, kan u terecht bij consultancybedrijven zoals D&B (http://www.dnb.ca/) of Equifax (http://www.equifax.ca/).

Hoe verlopen betalingen en hoe beperkt u de risico’s

De betalingsvoorwaarden worden best contractueel vastgelegd. De meest voorkomende zijn:

1. Cash op voorhand - Uw bedrijf betaalt voor de goederen, meestal door overschrijving voorafgaand aan de verzending. Zodra het geld aangekomen is, regelt de leverancier de verzending van de producten.
2. Letter of Credit (LC) - LC's zijn meestal een goed compromis voor zowel de koper als de verkoper en de meest voorkomende betaalmethode in het internationale bedrijfsleven. De exporteur vertrouwt op een bank om de vervoersdocumenten te ontvangen en te controleren en de betaling te garanderen. Voor meer informatie over LC's, neemt u best contact op met uw bank.
3. Open account - Als u als importeur zeer betrouwbaar bent en een uitstekende kredietwaardigheid heeft, kan de verkoper/exporteur overwegen u gewoon te factureren, waarna u als koper verwacht wordt te betalen.

Meer nog dan in Europa moet u goed waken over de kredietwaardigheid van uw importeur. U kan kredietrapporten opvragen (tegen betaling) bij Equifax of Transunion.

Het elektronisch betaalverkeer via SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) is in Canada algemeen bekend.

Canada heeft een bloeiende banksector, met zowel binnen- als buitenlandse banken. Grote, internationale banken zoals BNP Paribas bijvoorbeeld zijn gespecialiseerd in 'corporate and investment banking' en hebben slechts één of twee kantoren in het land.

Tips bij het zakendoen

De begroeting

Canadezen begroeten elkaar met een handdruk, dit is het eerste fysieke contact. Wanneer men elkaar wat beter kent, kan het zijn dat er 2 kussen gegeven worden. Opgepast in Canada wordt eerst de linkerwang gebruikt of net omgekeerd van wat we in Vlaanderen gewoon zijn!

Het is zeer gebruikelijk om elkaar na een initieel contact met de voornaam aan te spreken, dit kan absoluut niet als een teken van familiariteit beschouwd worden. Het kan geen kwaad om hier wat fijngevoeligheid aan de dag te leggen en de verhouding met de gesprekspartner (niveau in bedrijf, leeftijd …) juist in te schatten.

Ook in Quebec wordt na de officiële voorstelling vaak overgegaan naar de “tu”-vorm i.p.v. de beleefdheidsvorm “vous”.

In Quebec appreciëren gesprekspartners het als u Frans spreekt en rekening houdt met het culturele verschil, daar de provincie haar culturele eigenheid en Franse tradities heeft behouden. Quebecers zijn Noord-Amerikanen die Frans spreken en geen Fransen die in Noord-Amerika leven. Het zijn creatievelingen en gepassioneerden zoals de Fransen, ze zijn traditioneel en vooruitziend zoals de Engelsen en pragmatici en durvers zoals de Amerikanen.

Het belang van netwerken

Canadezen zijn zeer open en direct, appreciëren eerst zakendoen en dan amusement. Er is weinig hiërarchie en het is belangrijk om persoonlijke relaties en vertrouwen op te bouwen. Netwerken is dus het sleutelwoord!

Traditioneel zakelijk gedrag en kledij

In Canada volgt het zakelijke gedrag de Engelse traditie: donkere, conservatieve kleding en stiptheid. 

Ondanks het ruwe klimaat wordt zowel 's winters als 's zomers dezelfde "business-suit" gedragen. In de winter is het normaal om de natte schoenen of winterlaarzen in de vestiaire van het bedrijf (of restaurant) achter te laten en een tweede paar droge schoenen te voorzien.

Afspraken maken

Vraag uw afspraak minstens drie weken op voorhand aan en herbevestig alles nog eens per e-mail kort voor uw bezoek. Stel een agenda voor die volgende elementen bevat:

• doel van de meeting
• duur van de meeting 
• thema's die aan bod zullen komen.

Bevestig ook in welke taal de meeting zal worden gevoerd zodat u voorbereid bent.

Uw gsm moet uitgeschakeld of op ‘silent’ gezet worden. Stiptheid is zeer belangrijk, wees beter 10 minuten op voorhand. Verwacht u om toch te laat te komen voor een afspraak, bel dan bij voorbaat om uw zakenrelatie in te lichten.

Vergeet uw visitekaartjes niet!

Het uitwisselen van visitekaartjes is de gewoonte. Het is best om tweetalige (Engels-Frans) visitekaartjes te voorzien.

Roken? Uit den boze!

Roken en vapen is niet toegestaan in kantoren en openbare gebouwen. Sinds eind mei 2006 kan er ook niet meer gerookt worden in restaurants (zelfs op het terras) en bars.

Uitnodigen voor een lunch

Het uitnodigen van een zakenrelatie voor een lunch wordt zeer gewaardeerd maar hou rekening dat er weinig tot geen alcohol wordt geconsumeerd tijdens dergelijke lunches. Een uitnodiging voor een avondmaal gebeurt minder vaak. Netwerken gebeurt vaak via happy hours (of 5@7 in Québec) die eindigen om 19u00. De Canadezen wonen vaak ver van hun werk en willen vroeg thuis zijn (bij hun familie) om ’s anderendaags weer vroeg aan de slag te kunnen. De werkdag begint zeer vroeg en ontbijtvergaderingen om 7 uur zijn geen uitzondering.

Relatiegeschenken

Het geven van geschenken is zeker geen routine, maar vooral ter gelegenheid van Kerstmis of bij het afsluiten van een contract worden deze gegeven, aanvaard en gewaardeerd. Belgisch bier of chocolade wordt geapprecieerd.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

De Canadese houding tegenover duurzaam ondernemen is positief. Na de crisissen, die het gevolg waren van weinig duurzame (handels)activiteiten, is duurzaam internationaal ondernemen de nieuwe identiteit van Canada.

Vooral milieubehoud treedt hierbij op de voorgrond. Zo zullen in het kader van het actieplan tegen de klimaatverandering energie-intensieve bedrijven in de toekomst hun energieverbruik verder moeten reduceren.

Het opstellen van duurzaamheidsrapporten gebeurt vrijwillig in Canada, maar het gebeurt wel steeds vaker. Canadese bedrijven houden hierin het midden tussen Amerikaanse en Europese bedrijven.

Ondanks het feit dat corruptieonderzoeken Canada altijd als één van de goede leerlingen naar voren schuiven, beweren sommige critici toch dat deze goede reputatie op instorten staat. Vooral in de politieke wereld en de bouwsector kwamen de laatste jaren heel wat omkoopschandalen en fraudezaken aan het licht.

Canada schommelt sinds enkele jaren rond de 9de plaats op de Corruption Perception Index.   

Meer weten?

• De Federal Sustainable Development Strategy, opgesteld door het ministerie van Milieu, publiceert zijn voortgangsrapport 2013-2016 online.
• De Canadian Business for Social Responsibility ontstond in 1995 en vertegenwoordigt Canada in internationale MVO-organisaties.
• De Chantier de l'Economie Sociale lanceerde in 2007 de portaalsite economiesocialequebec.ca dat o.a. een repertorium van sociaal geëngageerde bedrijven heeft.