Deelnamevoorwaarden

I. Inleiding

Met het oog op het realiseren van haar missie organiseert Flanders Investment & Trade acties in het kader van het bevorderen van het Internationaal Ondernemen vanuit Vlaanderen, onder meer:

• groepszakenreizen
• seminaries
• onthaalstanden op buitenlandse beurzen
• product sample booths op buitenlandse beurzen
• groepsstanden op buitenlandse beurzen
• contactdagen en de Exportbeurs
• trefdagen
• begeleidingstrajecten
• ...

Deze acties dragen bij tot het duurzaam bevorderen van het Internationaal Ondernemen, om zo een betekenisvolle bijdrage te leveren tot de internationale ontwikkeling van de Vlaamse economie.

De in dit reglement opgenomen algemene en specifieke deelnamevoorwaarden zijn van toepassing voor alle acties die worden opengesteld vanaf 01/01/2020.

Tijdelijke afwijking ingevolge coronacrisis:
Gelet op de impact van de coronacrisis op de Vlaamse bedrijven, zullen de deelnemers voor een groepszakenreis, begeleidingstraject, product sample booth en groepsstand die plaatsvindt tussen 1 mei 2020 en 31 december 2022 en waarvoor een bijdrage aan FIT verschuldigd is, in afwijking van de algemene en de specifieke voorwaarden, 50% van deze bijdrage dienen te betalen vóór de aanvangsdatum van de actie en de overige 50% van de bijdrage uiterlijk 60 dagen na de einddatum van de actie.

II. Algemene deelnamevoorwaarden voor door FIT georganiseerde acties

1. De acties die door FIT worden georganiseerd staan open voor:
   • bedrijven met een vestiging in het Vlaams Gewest
   • organisaties waarmee FIT een (structureel) partnership heeft afgesloten of die door de Vlaamse overheid zijn erkend als cluster (innovatieve bedrijfsnetwerken en speerpuntclusters)
   • bedrijfsgroeperingen, businessclubs en gemengde kamers van koophandel die Vlaamse bedrijven vertegenwoordigen
   • de Vlaamse overheid
   • Vlaamse onderwijs- en onderzoeksinstellingen, clusters en kenniscentra.
2. Indien er plaats beschikbaar is en mits betaling van de volledige kostprijs, staan de acties van FIT ook open voor:
   • bedrijven gevestigd in het Waals Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en het Groothertogdom Luxemburg
   • federale en regionale overheidsinstellingen die niet behoren tot de Vlaamse overheid
   • Europese overheidsinstellingen
   • supranationale en intergouvernementele organisaties.

   Voor zover er plaats beschikbaar is en mits betaling van de volledige kostprijs met inbegrip van eventuele overheadkosten.

3. Deelnemen aan de door FIT georganiseerde acties is slechts mogelijk voor zover de deelnemer al zijn verbintenissen tegenover FIT naleeft en voor zover de deelnemer geen schuldvorderingen in het voordeel van FIT heeft openstaan, waar-van de vervaldatum is overschreden op het moment van de inschrijving voor de actie.
4. FIT behoudt zich het recht voor om een maximum aantal deelnemers vast te stellen voor een actie.
5. Enkel inschrijvingen voor acties die gebeuren via de website van FIT worden in aanmerking genomen.
6. FIT eerbiedigt de persoonlijke levenssfeer. Persoonlijke informatie wordt behandeld in overeenstemming met de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, zoals gewijzigd bij wet van 11 december 1998.
7. Als deelnemer bent u verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die u in het kader van uw deelname aan FIT meedeelt en heeft u de verplichting wijzigingen aan uw gegevens onverwijld mee te delen. FIT heeft het recht de juistheid en volledigheid van uw gegevens na te kijken.
8. In het kader van de acties van FIT wordt mogelijk beeldmateriaal gecreëerd – in de vorm van foto en/of film – dat nadien via FIT-mediakanalen kan gebruikt worden. Indien u hiermee niet akkoord gaat, gelieve dit expliciet, schriftelijk en voor aanvang van de actie te laten weten aan FIT.
9. Als deelnemer bent u verantwoordelijk voor het aanvragen van de nodige export-documenten en licenties, alsook voor de juistheid ervan. FIT treedt desgewenst adviserend op, maar kan niet aansprakelijk worden gesteld bij eventuele problemen.
10. FIT behoudt het recht om aanmeldingen te weigeren, indien er, naar het oordeel van FIT, daartoe gegronde redenen bestaan (enkele niet-limitatieve voorbeelden: onvoldoende toegevoegde waarde voor de Vlaamse economie, het specifieke (Vlaamse of thematische) karakter van de actie, niet-betaling van de facturen van FIT, …). FIT deelt de redenen mee aan de betrokken deelnemer(s) en de reeds gedeeltelijk of volledig betaalde deelnamebijdrage wordt terugbetaald.
11. Indien er een deelnemingsbijdrage verschuldigd is, moet deze uiterlijk betaald zijn op de vervaldatum vermeld op de factuur. FIT kan, tot ontvangst van de verschuldigde betaling, iedere dienstverlening, voorbereiding of toewijzing opschorten, of effectieve deelneming aan de actie weigeren. In geval effectieve deelneming aan de actie geweigerd wordt door FIT gelden de voorwaarden zoals vermeld onder artikels 13 en 14.
12. Elke laattijdige betaling geeft aanleiding tot verwijlintresten. Deze worden dag aan dag aangerekend, en beginnen te lopen van rechtswege en zonder aanmaning. De aangerekende verwijlintresten zijn gelijk aan de gerechtelijke intresten.
13. U kan uw deelname enkel per e-mail annuleren. De datum van ontvangst door FIT van de e-mail geldt als datum van de annulering.
14. Indien u uw deelname gedeeltelijk of volledig annuleert, blijft u - ongeacht het moment waarop de annulering gebeurt - de deelnemingsbijdrage aan FIT verschuldigd, tenzij anders bepaald in de specifieke deelnamevoorwaarden.
15. De betaling van de deelnemingsbijdrage en/of iedere andere daaraan verbonden kost dient te gebeuren in de munt opgegeven op de factuur. Eventuele bankkosten vallen altijd ten laste van de deelnemer.
16. FIT kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor welke rechtstreekse, onrechtstreekse of incidentele schade ook.
17. FIT kan een actie geheel of gedeeltelijk annuleren, uitstellen of onderbreken door een beslissing van de organisatoren of ten gevolge van de ontoereikendheid van het aantal deelnemers, de onbeschikbaarheid van kredieten en/of in geval van overmacht. In deze gevallen zal FIT de redenen van gehele of gedeeltelijke annulering, uitstel of onderbreking meedelen aan de inschrijvers en de reeds betaalde deelnamebijdrage volledig terugbetalen. FIT komt niet tussen in enige additionele kosten die door u werden gemaakt uit eigen naam ter voorbereiding van de geheel of gedeeltelijk geannuleerde, uitgestelde of onderbroken actie.
18. Ingeval van geschil of betwisting over de interpretatie of de uitvoering van deze voorwaarden verbinden FIT en uzelf zich ertoe om overleg te plegen om tot een billijke overeenkomst te komen. Ingeval dit onmogelijk blijkt, zullen enkel de (Nederlandstalige) rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd zijn.
19. U wordt als deelnemer verondersteld kennis te hebben genomen van de algemene en specifieke deelnemingsvoorwaarden, deze te begrijpen, er mee in te stemmen en eraan gebonden te zijn. De eventuele nietigheid van een bepaling doet geen afbreuk aan de geldigheid van alle andere vermelde bepalingen.
20. U engageert zich ertoe om na afloop via het evaluatieformulier FIT informatie te bezorgen over de resultaten van de actie of het event
21. U wordt als deelnemer verondersteld kennis te hebben genomen van de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen, met daaraan gekoppeld de concrete acties op het vlak van due diligence. Meer informatie vindt u op https://www.oesorichtlijnen.nl/documenten/publicatie/2019/06/06/oeso-due-diligence-handreiking-voor-mvo-nls.
22. Een klacht over de dienstverlening van FIT kan via de website gemeld worden aan de klachtencoordinator van FIT. De klachtencoordinator kan gecontacteerd worden via klachten.iv@fitagency.be.

III. Specifieke deelnamevoorwaarden voor groepszakenreizen en begeleidingstrajecten georganiseerd door FIT

1. De deelnemingsbijdrage dekt een aandeel in de praktische organisatie van de groepszakenreis / begeleidingstraject door FIT, zoals de voorbereiding van het individuele en het groepsprogramma, huur van gemeenschappelijke vergaderzalen, recepties, e.d.m.
2. In de deelnemingsbijdrage zijn, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, volgende niet limitatief opgesomde kosten niet inbegrepen: de reiskosten, de hotelkosten, individuele transportkosten, transportkosten van goederen en tolken.
3. FIT kan tijdens de voorbereiding van de groepszakenreis / begeleidingstraject vrijblijvend voorstellen formuleren met betrekking tot:
   • groepage van goederen,
   • reis/vervoer van de deelnemers,
   • mogelijkheid tot overnachting.

   Deze voorstellen houden niet in dat FIT optreedt als transporteur, reisbureau of touroperator of enige aansprakelijkheid op dit punt aanvaardt. De contracten voor personen- en goederenvervoer en/of hotelaccommodatie die in het kader van de deelname aan de groepszakenreis / begeleidingstraject worden afgesloten komen rechtstreeks tot stand tussen u als deelnemer enerzijds en het reisbureau, de transporteur en/of het hotel anderzijds. De vrijblijvende voorstellen die FIT u in deze kan formuleren, wijzigen de juridische verhoudingen tussen de contracterende partijen niet.

4. Als deelnemer moet u zelf instaan voor de verzekering van personen en goederen.
5. In geval van gedeeltelijke of volledige annulering door u als de deelnemer wordt de deelnamebijdrage die u aan FIT verschuldigd blijft, vastgesteld als volgt:
   • Annulering minder dan 14 kalenderdagen na de uiterste inschrijvingsdatum: geen deelnamebijdrage verschuldigd:
   • Annulering meer dan 14 kalenderdagen na de uiterste inschrijvingsdatum: 50% van de deelnamebijdrage verschuldigd:
   • Annulering minder dan 14 kalenderdagen voor de aanvang van de groepszakenreis: 100% van de deelnamebijdrage verschuldigd.
   • voor begeleidingstrajecten geldt de datum van het intakegesprek als uiterste inschrijvingsdatum.
6. U verbindt er zich als deelnemer toe om:
   • tijdig en volledig te antwoorden op alle vragen naar informatie vanwege FIT die betrekking hebben op de voorbereiding van het programma van de groepszakenreis / begeleidingstraject en het individuele afspraken-programma voor de deelnemer;
   • het programma van de groepszakenreis / begeleidingstraject en het individuele afspraken-programma voor de deelnemer nauwkeurig te volgen;
   • zich respectvol te gedragen t.o.v. het gastland, de overige deelnemers aan de groepszakenreis en de vertegenwoordigers van FIT.

   Indien niet voldaan wordt aan deze voorwaarden kan FIT de deelnemer uitsluiten voor deelname aan de groepszakenreis / begeleidingstraject of aan een gedeelte daarvan.

IV. Specifieke deelnamevoorwaarden voor seminaries georganiseerd door FIT

1. Voor zover er plaats beschikbaar is en mits betaling van de deelnamebijdrage, staan door FIT georganiseerde seminaries ook open voor individuele deelnemers (bv. studenten). FIT behoudt zich het recht voor het aantal individuele deelnemers te beperken, om het zakelijke karakter van het seminarie te garanderen.
2. De deelnamebijdrage dekt een aandeel in de praktische organisatie van het seminarie door FIT, zoals de uitnodiging van de spreker(s), voorbereiding van het programma, gebruik van de seminariezaal, netwerkreceptie, e.d.m.
3. FIT behoudt zich het recht voor het programma, de spreker(s) of de locatie te wijzigen indien de omstandigheden FIT ertoe dwingen en dit zonder dat dit aanleiding kan geven tot een schadevergoeding. FIT engageert zich om de deelnemers tijdig op de hoogte te stellen van de wijzigingen.
4. FIT betracht uiterste zorgvuldigheid bij de samenstelling van het programma en selectie van de spreker(s) maar kan op geen enkele wijze instaan voor de juistheid en volledigheid van de tijdens het seminarie verschafte informatie. FIT aanvaardt dan ook geen enkele verantwoordelijkheid voor schade op welke manier dan ook ontstaan door het gebruik van de aangeboden informatie.
5. FIT is niet aansprakelijk voor de inhoud van de presentaties van de spreker(s).
6. In geval van gedeeltelijke of volledige annulering door u als de deelnemer wordt de deelnamebijdrage die aan FIT verschuldigd blijft, vastgesteld als volgt:
   • Annulering meer dan 3 kalenderdagen voor het seminarie: geen deelnamebijdrage verschuldigd;
   • Annulering 3 kalenderdagen of minder voor het seminarie: 100% van de deelnamebijdrage verschuldigd.
7. U kan, indien verhinderd, zich steeds laten vervangen door een collega mits dit voorafgaandelijk aan het seminarie schriftelijk meegedeeld wordt aan FIT.

V. Specifieke deelnamevoorwaarden voor deelname aan een onthaalstand georganiseerd door FIT op beurzen in het buitenland

1. Door in te schrijven voor een onthaalstand georganiseerd door FIT aanvaardt u de standstructuur en standinrichting gekozen door FIT.
2. De deelname aan een onthaalstand is kosteloos en omvat:
   • voorbereiding van de beurs en de organisatie van de deelname;
   • beheer van de stand tijdens de beurs gebeurt door een afgevaardigde van FIT;
   • de huurprijs en de inrichting van de standruimte;
   • Een beknopt verslag na afloop van de beurs.
3. Het transport van de documentatie of catalogi is voor uw eigen rekening. FIT kan vrijblijvend voorstellen verstrekken.

Deze vrijblijvende voorstellen houden niet in dat FIT optreedt als transporteur of enige aansprakelijkheid op dit punt aanvaardt. U sluit als deelnemer rechtstreeks een contract af met de transporteur. De vrijblijvende voorstellen die FIT u in deze kan formuleren, wijzigen de rechtstreekse juridische verhoudingen tussen de contracterende partijen niet.

VI. Specifieke deelnamevoorwaarden voor deelname aan een product sample booth (PSB) georganiseerd door FIT op beurzen in het buitenland

1. Door in te schrijven voor een PSB georganiseerd door FIT aanvaardt u de standstructuur en standinrichting gekozen door FIT.
2. Voor de deelname aan de door FIT georganiseerde PSB betaalt de deelnemer een forfaitaire bijdrage, die de volgende kosten omvat:
   • voorbereiding van de beurs en de organisatie van de deelname;
   • begeleiding ter plaatse;
   • huurprijs van de (gemeenschappelijke) standruimte;
   • bouw van de open stand;
   • inrichting van de stand, inclusief standstructuur, naambord, vloerbekleding, verlichting, stopcontact(en) en gemeenschappelijk meubilair;
   • schoonmaken van de vloer en het leegmaken van de papiermanden;
   • gebruik van de faciliteiten beschikbaar in de onthaalinfrastructuur van FIT.

   Alle andere kosten zijn ten uwen laste.

3. In geval van gedeeltelijke of volledige annulering door u als deelnemer blijft, ongeacht het moment van annulering, de kost van de eventuele ‘co-exhibitor fee’ verschuldigd. FIT kan u ontslaan van de verplichting tot betaling van het verschuldigde bedrag, wanneer de kost hiervoor kan worden gerecupereerd bij de beursorganisatie.
4. FIT kan in de voorbereiding van de beursdeelname –vrijblijvend- voorstellen formuleren met betrekking tot:
   • groepage van goederen;
   • reis/vervoer van de deelnemers;
   • mogelijkheden tot overnachting.

   Deze vrijblijvende voorstellen houden niet in dat FIT optreedt als transporteur, reisbureau of touroperator of enige aansprakelijkheid op dit punt aanvaardt. Ieder contract voor personen- en/of goederenvervoer, voor personen- en/of goederen-verzekering en voor hotelaccommodatie naar aanleiding van de deelname aan een door FIT georganiseerde PSB, moet door u als deelnemer rechtstreeks afgesloten worden met respectievelijk de vervoermaatschappij, het reisagentschap, de verzekeringsmaatschappij en/of het hotel. De vrijblijvende voorstellen die FIT u in deze kan formuleren, wijzigen de rechtstreekse juridische verhoudingen tussen de contracterende partijen niet.

5. U verplicht er zich als deelnemer toe:
   • standmateriaal en -meubilair dat ter beschikking wordt gesteld met zorg te behandelen en in onberispelijke staat terug te bezorgen;
   • inzage te nemen van het algemeen reglement van de beurs en de regels die gelden op de beurslocatie en deze strikt na te leven;
   • de aanwezigheid te waarborgen van een afgevaardigde op de eigen stand (gedeeltelijk of de hele duur);
   • zonder uitstel de factuur te betalen voor de bijkomende kosten die door FIT voor de deelnemer op voorhand werden aangegaan;
   • zich respectvol te gedragen t.o.v. het gastland, de overige deelnemers aan de PSB/groepsstand en de vertegenwoordigers van FIT.

VII. Specifieke deelnamevoorwaarden voor deelname aan een groepsstand georganiseerd door FIT op beurzen in het buitenland

1. Alle bedrijven kunnen zich op hetzelfde moment aanmelden voor deelname aan een groepsstand, ongeacht het aantal eerdere deelnames.
2. Als deelnemer geeft u bij inschrijving duidelijk aan welke producten of diensten u wenst te promoten. Het Vlaamse karakter van de groepsstand mag daarbij niet in het gedrang worden gebracht, bv. door het promoten van producten of diensten die niet in Vlaanderen worden ontwikkeld, gecreëerd of geproduceerd, of specifiek naar een derde land verwijzen. Bestaat er gerede twijfel over de aard en oorsprong van bepaalde producten of diensten, dan behoudt FIT zich het recht voor om bewijsstukken op te vragen. Indien niet wordt voldaan aan de voorwaarden, kan dit leiden tot uitsluiting van deelname of verzegeling van de stand.
3. Bij de aanmelding geeft u als deelnemer het gewenste aantal m² op.
   
   In functie van het totaal aantal deelnemers en de totale beschikbare standruimte, zal FIT een reëel aantal m² toewijzen.
   
   De toewijzing van de standlocatie binnen de groepsstand wordt bepaald in functie van de chronologische volgorde van de ontvangst van de inschrijvingsformulieren. In specifieke gevallen (bijvoorbeeld bij uitzonderlijke standgrootte) kan FIT hierop een uitzondering maken.
   FIT doet u een standvoorstel. Het staat u vrij zich terug te trekken binnen 14 kalenderdagen indien het voorstel niet voldoet aan uw verwachtingen.
   Aanvaardt u het voorstel, dan bevestigt u uw inschrijving door het deelnamecontract ondertekend terug te bezorgen aan FIT.
4. Bij de toewijzing van de standen, met name op beurzen met specifieke sectorhallen, wordt - ingeval van beperkte standruimte - voorrang gegeven aan de producten of diensten die volgens de beursvoorschriften thuishoren in de (sub)sectoren waar FIT een paviljoen organiseert.
5. Door in te schrijven in een groepsstand georganiseerd door FIT aanvaardt u de standstructuur en standinrichting gekozen door FIT. Dit betekent o.m. het uniforme uitzicht en de grafische voorstelling van alle stands, de standstructuur, de vloerbekleding en het voorgestelde meubilair.
   Slechts in uitzonderlijke gevallen en mits voorafgaande schriftelijke toestemming door FIT kan hier van afgeweken worden.
6. Voor de deelname aan de door FIT georganiseerde groepsstand betaalt u als deelnemer een algemene bijdrage per m2 die volgende kosten omvat:
   • voorbereiding van de beurs en organisatie van de deelname.
   • begeleiding ter plaatse.
   • huurprijs van de eigen (individuele) standruimte.
   • bouw van de stand.
   • inrichting van de stand, inclusief standstructuur, naambord, vloerbekleding, verlichting, stopcontact(en) en basismeubilair, dit alles vooraf overeen te komen met de deelnemers, in functie van de oppervlakte van hun stand.
   • hulp door de standbouwer bij het installeren en ophangen van standdecoratie.
   • schoonmaken van de vloer en leegmaken van de papiermanden.
   • gebruik van de faciliteiten beschikbaar in de onthaalinfrastructuur van FIT.
7. Bedrijven die geen vestiging hebben in het Vlaams Gewest en/of niet voldoen aan de Europese kmo-definitie wordt de volledige kostprijs aangerekend.
8. Alle kosten anders dan deze die onder punt 7 worden vermeld, zijn individuele kosten, ten uwen laste.
   
   Hieronder gaat een niet-limitatieve lijst van mogelijke extra kosten:
   • kosten voor laattijdig gevraagde wijzigingen aan de afgesproken standinrichting (onder laattijdig wordt verstaan: vanaf 30 kalenderdagen voor de opening van de beurs).
   • kosten verbonden aan de door de deelnemer gewenste specifieke versieringen of inrichtingen, die niet begrepen zijn in de uitrusting zoals vermeld in punt 7. Deze kosten zullen, in de mate van het mogelijke, vooraf begroot worden en enkel na voorafgaand schriftelijk akkoord van de deelnemer uitgevoerd worden.
   • kosten van aansluitingen op de eigen stand, op vraag van de deelnemer, en de daaruit voortvloeiende verbruikskosten (voorbeelden: levering en aansluiting van water, telefoon, fax, internet, koelkast, drijfkracht, enz.).
   • transport van de tentoonstellingsgoederen die naar de beurs worden verstuurd.
9. In geval van gedeeltelijke of volledige annulering door u als deelnemer blijft, ongeacht het moment van annulering, de bijdrage in de kost van de standhuur en de eventuele ‘co-exhibitor fee’ verschuldigd. FIT kan u ontslaan van de verplichting tot betaling van het verschuldigde bedrag, wanneer de gemaakte kosten kunnen gerecupereerd worden bij de beursorganisatie of gecompenseerd kunnen worden doordat een andere deelnemer (*) de vrijgekomen standruimte overneemt.
10. FIT kan in de voorbereiding van de beursdeelname vrijblijvend voorstellen formuleren met betrekking tot:
    • groepage van goederen.
    • reis/vervoer van de deelnemers.
    • mogelijkheden tot overnachting.

    Deze vrijblijvende voorstellen houden niet in dat FIT optreedt als transporteur, reisbureau of touroperator of enige aansprakelijkheid op dit punt aanvaardt.
    
    Ieder contract voor personen- en/of goederenvervoer, voor personen- en/of goederen-verzekering en voor hotelaccommodatie naar aanleiding van de deelname aan een door FIT georganiseerde groepsstand, moet door u als deelnemer rechtstreeks afgesloten worden met respectievelijk de vervoermaatschappij, het reisagentschap, de verzekeringsmaatschappij en/of het hotel.
    
    De vrijblijvende voorstellen die FIT u in deze kan formuleren, wijzigen de rechtstreekse juridische verhoudingen tussen de contracterende partijen niet.

11. U verplicht er zich als deelnemer toe:
    • uw eigen goederen uiterlijk de dag voor de opening van de beurs op te stellen en ze ten laatste de dag na de sluiting te verwijderen. Indien u niet tijdig de nodige schikkingen heeft getroffen in verband met het wegbrengen van zijn eigen goederen, kan FIT, zonder voorafgaande waarschuwing en op uw kosten, alle maatregelen treffen om de betrokken goederen van de beurs-locatie te verwijderen.
    • standmateriaal en -meubilair dat ter beschikking wordt gesteld met zorg te behandelen en in onberispelijke staat terug te bezorgen.
    • inzage te nemen van het algemeen reglement van de beurs en de regels die gelden op de beurslocatie en deze strikt na te leven.
    • de aanwezigheid te waarborgen, tijdens de hele beurs, van een afgevaardigde op de eigen stand.
    • zonder uitstel de factuur te betalen voor de bijkomende kosten die door FIT voor de deelnemer op voorhand werden aangegaan.
    • zich respectvol te gedragen t.o.v. het gastland, de overige deelnemers aan de groepsstand en de vertegenwoordigers van FIT.
12. Deelnemende bedrijven dienen de namen van hun eventuele co-exposanten kenbaar maken tenminste 30 kalenderdagen voor de opening van de beurs.

VIII. Specifieke deelnamevoorwaarden voor deelname aan de Exportbeurs

1. De Exportbeurs staat open zowel voor vertegenwoordigers van een bedrijf/organisatie als voor individuele deelnemers (bv. studenten). FIT behoudt zich het recht voor het aantal individuele deelnemers te beperken, om het zakelijke karakter van de Exportbeurs te garanderen.
2. De deelnamebijdrage dekt een aandeel in de praktische organisatie van de Exportbeurs.
3. Door in te schrijven voor de Exportbeurs wordt u als deelnemer automatisch geregistreerd als klant bij FIT. Indien u een bedrijf/organisatie vertegenwoordigt, kan u hierdoor nadien gebruik maken van andere diensten van FIT.
4. Door een afspraak te maken met een standhouder op de Exportbeurs of er tijdens de Exportbeurs langs te gaan, zal uw deelnameprofiel met hen gedeeld worden.
5. Het is bezoekers van de beurs die geen standhouder zijn, niet toegelaten om enige commerciële, promotionele of marketingactiviteiten te ontwikkelen op de beurs. Specifieke afspraken omtrent (product)sponsoring kunnen hierop een uitzondering zijn, dit steeds in overleg met FIT.
6. De individuele afspraken met het buitenlands netwerk van FIT en de partners op de Exportbeurs worden aangevraagd via een extern matchmaking platform. FIT draagt geen verantwoordelijkheid voor eventuele schade als gevolg van het gebruik van dit platform.
7. Individuele afspraken met het buitenlands netwerk van FIT op de Exportbeurs zijn voorbehouden aan vertegenwoordigers van bedrijven en organisaties gevestigd in Vlaanderen.
8. De individuele afspraken met het buitenlands netwerk van FIT op de Exportbeurs worden gemaakt volgens het principe ‘first come, first served’. FIT kan de beschikbaarheid van het buitenlands netwerk voor individuele b2b niet garanderen. FIT behoudt zich het recht voor het individuele programma te wijzigen indien de omstandigheden FIT ertoe dwingen en dit zonder dat dit aanleiding kan geven tot een schadevergoeding. FIT engageert zich om de deelnemers tijdig op de hoogte te stellen van de wijzigingen.
9. FIT betracht uiterste zorgvuldigheid bij de samenstelling van het programma en selectie van de spreker(s) maar kan op geen enkele wijze instaan voor de juistheid en volledigheid van de tijdens het seminarie verschafte informatie. FIT aanvaardt dan ook geen enkele verantwoordelijkheid voor schade op welke manier dan ook ontstaan door het gebruik van de aangeboden informatie.
10. FIT is niet aansprakelijk voor de inhoud van de presentaties van de spreker(s).
11. In geval van gedeeltelijke of volledige annulering door u als de deelnemer wordt de deelnamebijdrage die aan FIT verschuldigd blijft, vastgesteld als volgt:
    • annulering meer dan 6 kalenderdagen voor de start van de Exportbeurs: geen deelnemingsbijdrage verschuldigd;
    • annulering 6 kalenderdagen of minder voor de start van de Exportbeurs: 100% van de deelnemingsbijdrage verschuldigd
12. U kan, indien verhinderd, zich steeds laten vervangen door een collega mits dit voorafgaandelijk per e-mail wordt meegedeeld aan FIT. Deze collega krijgt dan het afsprakenprogramma zoals dit voor u werd opgemaakt.