U bent hier

Subsidies voor reizen naar zetels van multilaterale instellingen

Onderstaande informatie is enkel nog geldig voor aanvragen ingediend vóór 26 april 2016.  

Internationale projecten en aanbestedingen, gefinancierd door multilaterale instellingen, vormen duidelijk een groeiende markt voor Vlaamse KMO's.
Het is van groot belang dat Vlaamse ondernemingen goed geïnformeerd zijn. Daarom ondersteunt FLanders Investment & Trade uw prospectiereizen naar hoofdzetels en regionale zetels van multilaterale instellingen.

Criteria

  • Uw onderneming moet een kmo zijn.
  • De exploitatiezetel van uw onderneming moet zich in het Vlaamse gewest bevinden.
  • De goederen en/of diensten waarvoor u prospectie doet, moeten bij de productie, verwerking of prestatie een duidelijke toegevoegde waarde creëren in het Vlaamse gewest.
  • Voor dezelfde kosten mag geen financiële steun aangevraagd of verkregen zijn van een andere instelling of overheid.
  • Alle verbintenissen ten aanzien van Flanders Investment & Trade moeten nageleefd zijn.
  • De reis moet betrekking hebben op projecten dat buiten de Europese Economische Ruimte (= dus niet de landen van de Europese Unie, Noorwegen, Liechtenstein en IJsland) plaatsvindt maar mag als bestemming zowel een land binnen als buiten de Europese Economische Ruimte hebben, met uitzondering van België zelf.
  • Er kunnen maximaal 3 reizen naar hetzelfde land of regio worden gesubsidieerd binnen een periode van vijf jaar volgend op de datum van de eerste toekenning.
  • Uw onderneming is verplicht om contact op te nemen met het kantoor van Flanders Investment & Trade (FIT) in het geprospecteerde land. Deze voorwaarde geldt niet als de prospectiereis wordt georganiseerd door FIT zelf.

Financiële tussenkomst door Flanders Investment & Trade

De tussenkomst voor reizen is beperkt tot de reiskosten en de verblijfkosten.

De reis- en verblijfkosten zijn vaste vergoedingen:

  • De reiskosten omvatten de kosten voor de verplaatsing naar het betrokken land, alsook de kosten voor binnenlandse verplaatsingen. Bij een reis naar meerdere landen kan slechts 60 % van de reiskosten per land in rekening worden gebracht.
  • De verblijfkosten dekken onder meer de hotelkosten, de maaltijden en de communicatiekosten. De verblijfkosten worden toegekend per overnachting. Het forfaitaire bedrag voor de verblijfkosten bestaat uit twee componenten, namelijk logies (60%) en dagvergoeding (40%), die apart kunnen worden uitbetaald afhankelijk van de aangeleverde bewijsstukken.

De steun wordt toegekend voor één afgevaardigde per reis. Deze afgevaardigde dient een duurzaam contractuele band te hebben met uw onderneming. Reizen van buitenlandse handelsagenten zijn niet subsidieerbaar.

Deze vorm van steun kan ook aangewend worden voor studenten die een korte specifieke prospectie-opdracht vervullen voor de onderneming die de aanvraag indient. Het initiatief moet wel kaderen in het studieprogramma.

Link: forfaits reis- en verblijfkosten

Uitbetalingsvoorwaarden

  • Het reisverslag en de bewijsstukken van de gemaakte reis- en verblijfkosten moeten uiterlijk 3 maanden na de betekening van de gunstige beslissing bezorgd worden aan de centrale zetel van Flanders Investment & Trade (FIT).
  • Om de verslaggeving te vergemakkelijken stelt FIT een modelverslag ter beschikking. U vindt dit modelverslag onderaan deze pagina.
  • De uitbetaling is beperkt tot het toegekende bedrag en de kosten waarvoor bewijsstukken bezorgd worden.
  • De minimale subsidie bedraagt 500 euro. De door FIT aanvaarde kosten moeten daarom minstens 1.000 euro bedragen.
  • Alle in aanmerking genomen kosten zijn exclusief btw.

Aanvraagprocedure

De volledige aanvraag moet uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de afreisdatum on line ingediend worden bij Flanders Investment & Trade (FIT).

In geval van éénduidig bewezen en aanvaarde hoogdringendheid (neem desgevallend steeds contact op met de dossierbeheerders) kan van deze regel afgeweken worden voorzover de volledige aanvraag uiterlijk vóór de aanvang van het initiatief in het bezit is van FIT.
Aanvragen die ingediend worden tijdens of na afloop van het initiatief kunnen niet worden gesubsidieerd.

De aanvraag bevat de volgende documenten:

  • een volledig ingevuld elektronisch aanvraagformulier
  • een grondige beschrijving van het initiatief en de motivatie van de onderneming, samen met een afsprakenprogramma
  • een opsomming van de landen of regio’s waarvoor steun wordt gevraagd, met een duidelijke uitsplitsing van het aantal gevraagde overnachtingen per land of regio. 
  • U moet bij een subsidieaanvraag zowel het IBAN-nummer als de BIC opgeven van de rekening waarop de subsidie dient gestort te worden. In het kader van de Single European Payments Area (SEPA) zijn dit immers twee gegevens waarover FIT dient te beschikken om een betaling te kunnen uitvoeren. Deze gegevens vindt u op het rekeninguittreksel van de betreffende bankrekening. Houd die gegevens bij de hand wanneer u uw aanvraag online indient.

Flanders Investment & Trade (FIT) zal bij de beoordeling van de aanvraag onder meer rekening houden met:

  • de adviezen van de afgevaardigden van FIT in het binnen- en het buitenland
  • het professionele karakter van de aanvrager en de aanpak van het initiatief
  • de meerwaarde van het voorgestelde initiatief voor de Vlaamse economie in het algemeen en de potentiële weerslag op het vlak van tewerkstelling in Vlaanderen in het bijzonder.

FIT zal binnen 45 werkdagen na indiening van de volledige aanvraag een beslissing nemen over de toekenning van de subsidie en over de toekennings- en uitbetalingsvoorwaarden. De aanvrager wordt in kennis gesteld van de beslissing.

Algemene voorwaarden

Neem een kijkje in de algemene voorwaarden voor het verkrijgen van subsidies.

Bijkomende informatie

Nog vragen?

Dienst Subsidies
Flanders Investment & Trade
Koning Albert II-laan 37
1030 Brussel
E: subsidies@fitagency.be
T: +32 2 504 88 64