Onderstaande informatie is enkel nog geldig voor aanvragen ingediend vóór 26 april 2016.  

Op sommige markten bent u best permanent aanwezig: via een eigen of gemeenschappelijk prospectiekantoor. Zo houdt u voeling met de veranderende noden van het land. De oprichting van een eigen entiteit in het buitenland is uiteraard een zeer dure aangelegenheid. Een financiële tegemoetkoming kan de drempel in belangrijke mate verlagen. Flanders Investment & Trade biedt u subsidies voor het oprichten van een prospectiekantoor.

Criteria

• Uw onderneming moet een kmo zijn.
• De exploitatiezetel van uw onderneming moet zich in het Vlaamse gewest bevinden.
• De goederen en/of diensten waarvoor u het prospectiekantoor opgericht, moeten bij de productie, verwerking of prestatie een duidelijke toegevoegde waarde creëren in het Vlaamse gewest.
• Voor dezelfde kosten mag geen andere financiële steun aangevraagd of verkregen zijn van een andere instelling of overheid.
• Alle verbintenissen ten aanzien van Flanders Investment & Trade moeten nageleefd zijn.
• Het prospectiekantoor moet opgericht worden in een land buiten de Europese Economische Ruimte (dus buiten de landen van de Europese unie, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) waar uw onderneming nog geen of een beperkte afzet heeft.
• Per land kan maximaal één prospectiekantoor gesteund worden, binnen een periode van 10 jaar te rekenen vanaf de eerste toekenning.
• Als uw onderneming met de financiële steun van FIT een prospectiekantoor heeft opgericht in een bepaald land, dan kunt u, binnen een periode van 3 jaar na de datum van de kennisgeving van de beslissing, geen aanspraak meer maken op financiële steun voor initiatieven in hetzelfde land.
• U moet aantonen dat u controle uitoefent over het prospectiekantoor. Het prospectiekantoor vormt juridisch een onderdeel van uw Vlaamse onderneming.
• De oprichting van een productie-eenheid, een verkoop in de kleinhandel of contractuele relaties met buitenlandse agenten/verdelers vallen buiten het toepassingsgebied van de oprichting van een prospectiekantoor.
• De gedelegeerd bestuurder van Flanders Investment & Trade organiseert de controle op de werking van de prospectiekantoren.

Financiële tussenkomst door Flanders Investment & Trade

• De tussenkomst bestaat in een bijdrage van maximaal 50% in de meeste werkingskosten van het prospectiekantoor tijdens het eerste werkingsjaar.
• Enkel de kosten die de Vlaamse onderneming maakt, komen in aanmerking.
• De aanvaarde kosten bedragen maximaal 110.000 euro. De subsidie bedraagt maximaal 55.000 euro.

Link: forfaits reis- en verblijfkosten

Uitbetalingsvoorwaarden

• Het prospectiekantoor moet uiterlijk 6 maanden na de kennisgeving van de beslissing door Flanders Investment & Trade officieel opgericht zijn.
• Een activiteitenverslag en een verslag van een fiduciair kantoor over de reële uitgaven moet binnen 6 maanden na afloop van het eerste werkingsjaar bezorgd worden aan de centrale zetel van Flanders Investment & Trade (FIT). Het activiteitenverslag moet worden voorgelegd aan FIT volgens een model dat werd opgesteld door de gedelegeerd bestuurder van FIT. Het modelverslag vindt u onderaan deze pagina.
• De kosten die gepaard gaan met de controle van een door FIT aangesteld extern fiduciair kantoor zijn ten laste van de begunstigde onderneming.
• De uitbetaling is beperkt tot het toegekende bedrag en de reële kosten van de Vlaamse onderneming.
• De minimale subsidie bedraagt 500 euro. De door FIT aanvaarde kosten moeten minstens 1.000 euro bedragen.
• Alle in aanmerking genomen kosten zijn exclusief BTW.

Aanvraagprocedure

De volledige aanvraag moet uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de aanvang van het eerste werkingsjaar ingediend worden bij Flanders Investment & Trade.

In geval van éénduidig bewezen en aanvaarde hoogdringendheid (neem desgevallend steeds contact op met de dossierbeheerders) kan van deze regel afgeweken worden voorzover de volledige aanvraag uiterlijk vóór de aanvang van het initiatief in het bezit is van FIT. Aanvragen die ingediend worden tijdens of na afloop van het initiatief kunnen niet worden gesubsidieerd.

De aanvraag bevat de volgende documenten:

• een volledig ingevuld elektronisch of schriftelijk aanvraagformulier
• een grondige beschrijving van het initiatief en de motivatie van de onderneming
• officiële documenten die aantonen dat het uw bedoeling is om met een eigen prospectie-entiteit structureel de betrokken markt te bewerken. Indien u op het ogenblik van de aanvraag nog niet over de officiële documenten beschikt kunnen deze, op straffe van niet-ontvankelijkheid, tot uiterlijk 6 maanden na de aanvraag bij FIT ingediend worden.
• een gedetailleerde kostenraming, met uitsplitsing over de volgende rubrieken:
  • reiskosten en hotelovernachtingen in het kader van prospectiereizen ter plaatse van de kantoorverantwoordelijke in het land waar het prospectiekantoor wordt opgericht, alsook in de landen die vanuit het prospectiekantoor worden bewerkt (maximaal 3 reizen per land of regio);
  • de werkingskosten, bestaande uit:
    • de huurprijs van de kantoorruimte
    • de kosten voor elektriciteit, verwarming, verlichting, klimaatregeling, waterverbruik, onderhoud en communicatiekosten
    • de huur- en/of aankoopprijs van het kantoormeubilair
    • de huur- en/of aankoopprijs van kantooruitrusting en kantoorbenodigdheden
    • de kosten voor juridische en boekhoudkundige bijstand;
• de reis- en verblijfkosten voor één inspectiereis van een directielid van de aanvrager gedurende maximaal 7 overnachtingen, op basis van de geldende forfaits vastgesteld door de gedelegeerd bestuurder van Flanders Investment & Trade.;
• de reiskosten voor één overlegreis van de kantoorverantwoordelijke, op basis van de geldende forfait.

U dient bij een subsidieaanvraag zowel het IBAN-nummer als de BIC op te geven van de rekening waarop de subsidie dient gestort te worden. In het kader van de Single European Payments Area (SEPA) zijn dit immers twee gegevens waarover FIT dient te beschikken om een betaling te kunnen uitvoeren. Deze gegevens vindt u op het rekeninguittreksel van de betreffende bankrekening. Houd die gegevens bij te hand wanneer u een aanvraag online indient.

Beoordeling

Flanders Investment & Trade (FIT) zal bij de beoordeling van de aanvraag onder meer rekening houden met :

• de adviezen van de afgevaardigden van FIT in het binnen- en het buitenland
• het professionele karakter van de aanvraag en de aanpak van het initiatief
• de meerwaarde van het voorgestelde initiatief voor de Vlaamse economie in het algemeen en de potentiële weerslag op het vlak van tewerkstelling in Vlaanderen in het bijzonder. Prospectiekantoren die op korte, middellange of lange termijn als delocalisatie zijn bedoeld zullen niet gesteund worden.
• de verhouding tussen de gevraagde steun en het balanstotaal van de aanvrager.

FIT zal binnen 45 werkdagen na de indiening van de volledige aanvraag een beslissing nemen over de toekenning van de subsidie en over de toekennings- en uitbetalingsvoorwaarden. De aanvrager wordt schriftelijk in kennis gesteld van de beslissing.

Algemene voorwaarden

Neem een kijkje in het overzicht van de algemene voorwaarden waaraan u moet voldoen voor het verkrijgen van een subsidie.