Deze infofiche is een samenvatting. Enkel de volledige tekst, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 11 maart 2016, is rechtsgeldig voor de beoordeling van uw subsidieaanvraag.

Deze steunmaatregel kan in de context van de huidige Corona pandemie ook worden aangewend voor virtuele evenementen of andere alternatieven dan de fysieke evenementen. Hou er wel rekening mee dat steeds aan alle hieronder vermelde voorwaarden moet worden voldaan.

1. Voor wie en waarom

• Deze subsidie is voor kmo's, ondernemersorganisaties en (gemengde) kamers van koophandel. 

• Met deze subsidie wil Flanders Investment & Trade (FIT) u stimuleren om deel te nemen aan internationale beurzen en niche-evenementen. Zo kan u zakelijke contacten leggen en kan uw onderneming of organisatie naambekendheid verwerven bij een gespecialiseerd publiek. 

Wat is het verschil tussen een beurs en een niche-evenement?

• Beurs = een buitenlandse vak- of jaarbeurs die vermeld wordt op de www.expodatabase.com *. 

• Niche-evenement = ofwel een buitenlandse beurs die niet vermeld wordt op www.expodatabase.com *, ofwel een buitenlands evenement met internationale uitstraling, gericht op de sector en het doelpubliek van de aanvrager. Enkele voorbeelden:
  • u huurt een ruimte tijdens de Paris Fashion Week;
  • u heeft een sponsorship-overeenkomst in het kader van een IT-conference;
  • u spreekt op een gespecialiseerd seminarie.

• * www.expodatabase.com is momenteel offline. Voor meer info en advies, mail naar subsidies@fitagency.be of bel naar +32 2 504 88 64.

U neemt deel aan een beurs of niche-evenement via FIT?

• Dan kan u geen subsidie krijgen. U geniet dan al van een voordelige deelnameprijs.

2. Wat zijn de voorwaarden

• U vraagt de subsidie aan in naam van uw kmo, ondernemersorganisatie of (gemengde) kamer van koophandel.
  • Indien kmo: uw onderneming beantwoordt aan de  Europese basisdefinitie van een kmo én heeft een exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest.
  • Indien ondernemersorganisatie of (gemengde) kamer van koophandel: uw organisatie mag niet in aanmerking komen voor een structurele financiering bij FIT. ​Voor meer info: subsidies@fitagency.be of +32 2 504 88 64.

• Uw onderneming of organisatie heeft een Belgisch ondernemingsnummer.
  • Uitzondering: de gemengde kamers van koophandel in het buitenland.

• Uw onderneming of organisatie is in orde met de sociale en fiscale wetgeving.

• Uw onderneming of organisatie heeft alle verbintenissen ten aanzien van FIT nageleefd.

• U krijgt voor uw deelname aan de beurs of niche-evenement geen financiële steun van een andere instelling of overheid.

• De goederen of diensten die u tentoonstelt op de beurs of niche-evenement, creëren bij de productie, verwerking of prestatie een duidelijke toegevoegde waarde in het Vlaamse Gewest.  Hierbij wordt in eerste instantie gekeken naar de rechtstreekse arbeidsplaatsen.

• Neemt u deel aan de beurs of niche-evenement via een lokale partner, agent of verdeler, dan voegt u bij uw aanvraag een kopie toe van het volledige facturatietraject.

• U gebruikt het logo ‘Flanders - State of the Art’ op uw stand of tijdens het niche-evenement. 

3. Hoeveel bedraagt de subsidie

Voor uw deelname aan een beurs

• De subsidie wordt berekend op basis van de huurkosten van de standoppervlakte (exlusief btw).

• Standaard berekening van de subsidie voor een individuele beursdeelname - type 'modulaire stand' ( shell scheme):
  • 50% in de huurkosten van de standoppervlakte
  • de maximale subsidie bedraagt 5.000 euro

• Standaard berekening van de subsidie voor een individuele beursdeelname - type 'eigen standopbouw'
  • de aanvaarde kosten zijn de huurkosten van de naakte standoppervlakte, verhoogd met 25%
  • de maximale subsidie bedraagt 5.000 euro

• Berekening van de subsidie voor kmo’s die sedert 1 september 2005 minder dan 4 goedgekeurde subsidieaanvragen hebben bij FIT:: 
  • 75% in de aanvaarde huurkosten 
  • de maximale subsidie bedraagt 7.500 euro

• Berekening voor beursdeelnames waar FIT aanwezig is met een groepsstand:
  • de aanvaarde kosten zijn de huurkosten van de naakte standoppervlakte, verlaagd met 25%

• Aanvullende subsidie voor de reis- en verblijfkosten van uw afgevaardigde op de beurs op basis van forfaitaire bedragen.
  • Enkel voor beurzen buiten de EU, IJsland, Liechtenstein of Noorwegen.
  • De afgevaardigde moet een contractuele band hebben met uw kmo of organisatie.

  • Standaard: 50% van de forfaitaire bedragen.

  • Voor kmo’s die sedert 1 september 2005 minder dan 4 goedgekeurde subsidieaanvragen hebben bij FIT: 75% van de forfaitaire bedragen.

Voor uw deelname aan een niche-evenement

• Standaard: 2.500 euro, indien u kosten van uw actieve deelname aantoont.

• Voor kmo’s die sedert 1 september 2005 minder dan 4 goedgekeurde subsidieaanvragen hebben bij FIT: 3.750 euro.

• Aanvullende subsidie voor de reis- en verblijfkosten van uw afgevaardigde op het niche-evenement op basis van forfaitaire bedragen.
  • Enkel voor niche-evenementen buiten de EU, IJsland, Liechtenstein of Noorwegen.
  • De afgevaardigde moet een contractuele band hebben met uw kmo of organisatie.

  • Standaard: 50% van de forfaitaire bedragen.

  • Voor kmo’s die sedert 1 september 2005 minder dan 4 goedgekeurde subsidieaanvragen hebben bij FIT: 75% van de forfaitaire bedragen.

4. Hoe uw subsidie aanvragen

• Uw aanvraag gebeurt volledig online via onze beveiligde pagina. Hier kan u een nieuwe aanvraag indienen of uw lopende aanvragen vervolledigen.

• Uw volledige aanvraag moet uiterlijk 7 kalenderdagen vóór de aanvang van de beurs of niche-evenement ingediend worden.
  • In geval van bewezen hoogdringendheid kan de aanvraag uitzonderlijk ingediend worden tot net voor de aanvang van de beurs of niche-evenement. Neem hiervoor altijd contact op met uw dossierbeheerder bij FIT.
  • Aanvragen ingediend tijdens of na afloop van de beurs of niche-evenement worden nooit aanvaard.

• Volledige aanvraag bij een beurs =
  1. Volledig ingevuld aanvraagformulier
  2. Bijlage: kopie van inschrijving of registratie voor de beurs

• Volledige aanvraag bij een niche-evenement =
  1. Volledig ingevuld aanvraagformulier
  2. Bijlage: bewijs van actieve participatie in de deelname aan of organisatie van het niche-evenement

5. Hoe en binnen welke termijn wordt uw aanvraag beoordeeld

• Bij de beoordeling van uw aanvraag houdt FIT rekening met:
  • de volledigheid van uw dossier;
  • de Vlaamse toegevoegde waarde;
  • de adviezen van uw adviseur Internationaal Ondernemen en de betrokken Vlaams economisch vertegenwoordiger.

• FIT streeft ernaar om binnen 60 kalenderdagen na ontvangst van uw volledige aanvraag een beslissing te nemen over de toekenning van de subsidie. Maar omwille van de grote toestroom van subsidieaanvragen kan deze periode overschreden worden. De termijn kan ook oplopen voor nieuwe klanten. We danken u alvast voor uw begrip.
  • U wordt via e-mail op de hoogte gebracht van deze beslissing.

6. Wat zijn de uitbetalingsvoorwaarden

Voor een subsidie bij deelname aan een beurs

De subsidie wordt uitbetaald indien FIT uiterlijk 3 maanden na goedkeuring van uw subsidieaanvraag in het bezit is van:

• een kopie van de factuur van uw standoppervlakte + betalingsbewijs;
• de bewijsstukken van uw reis- en verblijfkosten (enkel voor een beurs buiten de EU, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen);
• het bewijs dat u het logo ‘Flanders - State of the Art’ heeft gebruikt op uw stand (zie richtlijnen en logo's).

Voor een subsidie bij deelname aan een niche-evenement

De subsidie wordt uitbetaald indien FIT uiterlijk 3 maanden na goedkeuring van uw subsidieaanvraag in het bezit is van:

• uw activiteitenverslag op basis van ons modelverslag 'Niche-evenement' (English version: draft report 'Niche event');
• de bewijsstukken van uw actieve deelname: facturen, foto’s, programma...;
• de bewijsstukken van uw reis- en verblijfkosten (enkel voor een niche-evenement buiten de EU, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen);
• het bewijs dat u het logo ‘Flanders - State of the Art’ heeft gebruikt tijdens het niche-evenement (zie richtlijnen en logo's).